MyErp Area Software - Automazione
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L'automazione: quando il computer diventa ragioniere
Occorre partire dalla constatazione che il carico di lavoro in ambito amministrativo e contabile è composto per circa l'80-90% da (poche) tipologie di operazioni che si ripetono: fatture emesse, fatture ricevute per l'attività propria (p.es. merci destinate alla rivendita), corrispettivi, riscossioni, pagamenti, POS, Bancomat e carte aziendali, G/C conti RiBa ed anticipi, spese bancarie, eventuale gestione assegni bancari emessi, prelevamenti, versamenti sul fronte contabile; emissione fatture, invio fatture, invio copie conformi di fatture, controllo crediti clienti, sollecito insoluti, esecuzione pagamenti fornitori, controllo esposizione debitoria fornitori e banche sul più ampio fronte amministrativo.
Queste operazioni devono pertanto potere essere gestite attraverso moduli specifici, che consentano ove possibile una totale o quasi totale automazione (com'è il caso delle fatture e delle operazioni bancarie), ovvero in mancanza attraverso interfacce rapide semplificate, che in pochissimo tempo consentono la registrazione delle operazioni, rispetto alla primanota tradizionale, ed inoltre sono accessibili anche da parte di persone senza una specifica formazione in ambito ragionieristico.
È il software, pertanto, che sulla base dei dati inseriti, predispone ed inserisce le corrette registrazioni in partita doppia, con enorme risparmio di tempo, e con un netto miglioramento della qualità, per la diminuzione dell'errore umano, tanto più frequente quanto le operazioni da registrare sono di tipo ripetitivo.
Ad esempio, la disponibilità dei dati bancari in formato elettronico consente di automatizzare oltre l'80-90% delle registrazioni bancarie, mentre la realizzazione di interfacce semplificate ad inserimento rapido consente un veloce inserimento, anche da parte di persone senza una specifica preparazione ragionieristica, delle più ricorrenti operazioni aziendali che non possono essere del tutto automatizzate, ma che possono invece essere grandemente semplificate e velocizzate.
Naturalmente, oltre ai numerosi controlli eseguiti dal software al momento della registrazione, dalla primanota è sempre possibile visualizzare, controllare ed eventualmente modificare quanto inserito dal software, come qualsiasi altra registrazione.