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MyErp Area Software - Interazione studio

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Interazione azienda-studio

MyErp Software Gestionale è un software pensato anche per gestire al meglio la necessaria interazione tra l'azienda ed il servizio di outsourcing amministrativo, oppure tra l'azienda ed il proprio studio di consulenza.

Se i servizi di outsourcing amministrativo di MyErp Sistema non presentano problemi a questo riguardo, essendo stati appositamente pensati per potersi interfacciare con i vari software di gestione utilizzati dalle aziende clienti, l'interazione tra l'azienda ed il proprio studio di consulenza è invece più delicata.

In particolare, soprattutto nelle piccole realtà aziendali, si assiste spesso ad una sostanziale duplicazione di lavoro tra l'azienda ed il proprio studio di consulenza. Infatti, per le aziende che non gestiscono internamente la propria contabilità, è prassi consolidata la consegna dei documenti al proprio studio per "blocchi" che spesso sono mensili o, quando va bene, quindicinali.

Questo significa che lo studio è in grado di potere consegnare le elaborazioni dei documenti, nella migliore delle ipotesi, solamente un mese e mezzo dopo che le singole operazioni hanno avuto luogo, troppo tardi per le necessità dell'azienda.

Per questo l'azienda, che ha chiaramente necessità di tenere costantemente monitorata la gestione per lo meno negli aspetti principali, in particolare nel controllo delle riscossioni e dei pagamenti, deve di fatto provvedere ad istituire un proprio sistema contabile interno, magari spartano, con cui controllare le banche, le riscossioni, gli insoluti, i pagamenti ai fornitori e così via. Tuttavia, questo lavoro non viene poi in alcun modo utilizzato dallo studio, che inizierà poi ad elaborare i documenti di ogni "blocco" a partire da zero.

Poiché fatture emesse e ricevute da un lato, e riscossioni e pagamenti dall'altro, costituiscono senza dubbio la maggior parte delle operazioni di un'azienda, ne consegue che la contabilità viene tenuta di fatto due volte: una, spartana, ad uso interno, dall'azienda, un'altra, completa, tenuta dallo studio "a blocchi", con la possibilità che, magari per una dimenticanza nella comunicazione dei dati, i saldi clienti e fornitori dello studio risultino poi diversi da quelli effettivi che paradossalmente sono corretti nel sistema contabile interno istituito dall'azienda.

Occorre pertanto intervenire per evitare questa duplicazione del lavoro, ma come? Lo studio deve infatti potere intervenire sul controllo delle operazioni effettuate dall'azienda, e gestire le operazioni particolari, che richiedono l'intervento di un professionista con determinate competenze.

Le possibilità, da un punto di vista tecnico, sono quattro:
-La gestione di un Database comune tra azienda e studio, tramite una VPN;
-L'accesso da remoto da parte dello studio al Db dell'azienda per i controlli e le registrazioni più complesse;
-L'invio via e-mail da parte dell'azienda di un file contenente le operazioni dalla stessa effettuate, che lo studio importerà nel proprio sistema (file di interscambio dati);
-L'intervento periodico di un professionista dello studio, con cadenze da concordare, presso l'azienda, per il controllo delle registrazioni e per la contabilizzazione delle operazioni più complesse (grazie all'automazione raggiunta in poco tempo il professionista è comunque in grado di controllare la situazione ed effettuare le scritture più complesse).

MyErp Software Gestionale permette di gestire tutte queste possibilità, che andranno pertanto valutate insieme, tra azienda e studio, per individuare la soluzione migliore.