MyErp Area Software

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La soluzione del terzo millennio per la gestione aziendale

MyErp Software consente di automatizzare oltre l'80% della gestione amministrativa e contabile di un'azienda, inclusa la primanota, con conseguente notevole risparmio sui costi, a fronte di un miglioramento generalizzato della gestione, che risulta più efficiente per la riduzione dell'errore umano.

L'automazione consente di risparmiare risorse nei compiti ripetitivi per poterle investire in aree più produttive, in particolare nel controllo di gestione con strumenti di Business Intelligence (informatica decisionale), verso cui il sistema è particolarmente predisposto.

MyErp Software può facilmente integrarsi con i software gestionali / ERP utilizzati in azienda, per un'automazione senza sostituzioni.

Il sistema sviluppato è compostato da un potente sistema modulare, multiaziendale, multipiattaforma (Windows, Linux e Mac Os X), basato su un robusto, sicuro e performante database Client-Server (Firebird), dalle numerose funzioni che consentono di fornire un approccio completamente nuovo a tutta l'area amministrativa e contabile.

MyErp Software offre un database con struttura lineare ed accessibile agevolmente con strumenti esterni di reportistica e di Business Intelligence, per un controllo di gestione estremamente potente, scalabile e soprattutto personalizzato.

A richiesta, MyErp Software è anche disponibile come suite gestionale completa, per la gestione dei diversi aspetti operativi di un'azienda media italiana (fatturazione, magazzino, amministrazione, contabilità, provvigioni ed agenti, tesoreria, gestione crediti, ecc.).


Amministrazione e gestione

Una buona amministrazione è la principale condizione per una gestione aziendale efficiente e redditizia. Ogni azienda, a prescindere dagli obblighi di legge, ha la necessità di tenere costantemente monitorati i crediti, gli incassi dei propri clienti, di attivarsi rapidamente (ed in maniera il più possibile automatica) per il recupero degli insoluti, di conoscere la propria situazione debitoria nei confronti di fornitori e banche.

Allo stesso tempo un'amministrazione efficiente deve consentire di potere effettuare qualsiasi  tipo di interrogazione sui dati inseriti, per disporre di dati aggiornati e precisi volti ad individuare, all'interno dell'azienda, eventuali sotto-aree che presentino, anche nell'ambito di un risultato globalmente positivo della gestione, risultati parziali negativi, che vanno pertanto ad assorbire, eventualmente anche solo parzialmente, i risultati parziali positivi delle altre gestioni.

Ogni azienda può infatti essere paragonata ad una grande torta, ogni fetta rappresenta una delle varie sotto-aree di cui l'azienda è formata: può trattarsi talvolta di aree geografiche, di settori di attività, di soglie di importo, di tipologia di clientela, e così via. Ebbene, ogni fetta di questa grande torta porta ad un risultato parziale, la somma di questi risultati parziali forma il risultato complessivo della gestione aziendale (utile o perdita di esercizio).

Alcune di queste sotto-aree sono necessarie, e correlate ad altre sotto-aree, ad esempio non è possibile trattare alcuni prodotti di un settore, senza trattarne anche altri correlati, anche se di fatto non remunerativi, così come non è possibile offrire un servizio di tenuta contabilità senza offire anche il servizio di compilazione delle dichiarazioni fiscali. Altre sotto-aree, invece, sono del tutto indipendenti e possono quindi, se negative, essere gestite diversamente o, al peggio, addiruttura eliminate, p.es. la gestione di aree geografiche con pochi clienti e distanti, la fornitura a clienti per importi (medi) poco importanti, e così via.


Le sotto-aree della gestione

Quali sono allora le sotto-aree che compongono insieme il complesso della gestione aziendale? Non è sempre facile individuarle e la bravura degli amministratori, dei titolari, dei consulenti aziendali consiste proprio nel riuscire a riconoscerle, ad analizzare la gestione dell'azienda "scomponendola" in tante sotto-aree, ognuna da analizzare singolarmente, nell'ottica di un miglioramento di gestione.

Un miglioramento di gestione non si effettua infatti solamente considerando l'incremento del fatturato, ma l'incremento del risultato della gestione (utile). Talvolta alcuni incrementi di fatturato, a causa dell'incidenza di sotto-aree a gestione negativa, portano a diminuire e non ad incrementare il risultato della gestione. In poche parole, è importante l'aumento del fatturato, ma di quel fatturato che produce utile!

Per tenere monitorata la gestione aziendale, che è il cuore di un'azienda, occorre che il proprio sistema gestionale sia aggiornato ed in grado di fornire tutte quelle elaborazioni necessarie a permettere sia di individuare le singole sotto-aree, sia di fornire i dati di queste, per consentire poi all'azienda di reimpostare, ove possibile, la propria gestione, con particolare riferimento alle sotto-aree non remunerative o addiruttura negative.

MyErp Software Gestionale propone un'impostazione dell'amministrazione basata sull'integrazione tra loro dei moduli contabili, degli scadenzari clienti e fornitori (che fanno pertanto parte della contabilità, intesa in senso allargato), della gestione della fatturazione e del controllo della tesoreria. Il "fulcro" attorno a cui ruota tutti è la primanota, in quanto solamente da una contabilità precisa ed aggiornata è possibile avere un controllo completo ed efficace della gestione aziendale.


La gestione delle scadenze

Gli scadenzari clienti e fornitori sono collegati automaticamente con la primanota contabile, pertanto sono costantemente aggiornati e corretti dopo ogni inserimento, modifica e cancellazione eseguiti in primanota.

Attraverso gli scadenzari non solo è possibile monitorare con precisione la situazione dei crediti clienti/fornitori, da riscuotere/pagare, eventualmente visualizzando solo un determinato range di scadenze e/o di tipo di pagamento e/o di un determinato cliente o fornitore: dagli scadenzari è possibile anche effettuare le registrazioni in primanota di pagamento e riscossione (anche se questa possibilità si utilizza sempre più di rado, grazie all'automazione delle registrazioni attraverso la contabililizzazione automatica dei movimenti bancari, v. oltre), nonché generare il file RiBa per la presentazione alla banca delle ricevute bancarie, ovvero il file CBI contenente i bonifici da effettuare ai fornitori in una stessa data.

Sul fronte passivo, la gestione dei pagamenti ai fornitori attraverso bonifici bancari risulta semplice da gestire ed al tempo stesso completa: è infatti sufficiente selezionare dallo scadenzario le scadenze che si intendono pagare (tutte le scadenze o solo alcune di esse) e da qui generare il file CBI contenenti tutte le disposizioni di pagamento volute, che può essere importato dai sistemi di Remote Banking che provvedono poi ad effettuare automaticamente i singoli bonifici contenuti nel file. Naturalmente è possibile gestire in maniera estreamemente precisa le autorizzazioni al pagamento dei fornitori secondo un sistema gerarchico di tipo piramidale a tre livelli.

Esiste inoltre una versione semplificata dello scadenzario, destinata ad utenti senza nessuna preparazione di tipo contabile, destinata a permettere la rilevazione degli incassi o dei pagamenti in maniera molto semplice. Può essere il caso, ad esempio, anche degli addetti al banco, o al magazzino, i quali possono così già rilevare i pagamenti in maniera semplificata evitando la primanota cassa.


La gestione degli incassi e degli insoluti

Sempre attraverso lo scadenzario è possibile gestire l'invio automatizzato di e-mail di preavviso sulle scadenze (ai clienti che vogliano riceverle) e di sollecito insoluti. Si tratta di due strumenti che consentono:
-Di inviare un'e-mail (oppure un fax) che sostanzialmente "ricorda" ai clienti, alcuni giorni prima della scadenza, l'importo della fattura da pagare (a mezzo bonifico bancario), molto utile in quanto molti clienti senza RiBa hanno una gestione delle scadenze passive sostanzialmente manualizzata e spesso non aggiornata, grazie al preavviso vengono pertanto evitati i mancati pagamenti "in buona fede", cioè dovuti solamente all'inefficienza dell'amministrazione dei clienti;
-Di inviare un'e-mail (oppure un fax) ai clienti che non hanno ancora pagato quanto dovuto, ovvero hanno ritornato effetti insoluti, per sollecitare il pagamento di quanto a loro debito.

La gestione dei pagamenti a mezzo bonifico bancario, infatti, può essere del tutto automatizzata, analogamente alle RiBa, risparmiando tuttavia sulle commissioni bancarie, cosa molto importante in particolare sulle fatture di modesto importo, in cui i costi (fissi) della RiBa incidono talvolta in misura rilevante.

Infine non mancano di certo le possibilità di elaborazione dei dati relativi allo scadenzario.

Una di esse, molto utile, è ad esempio la possibilità di visualizzare il ritardo medio del pagamento dei clienti rispetto alla scadenza.

Un'altra consente p.es. di visualizzare anche le RiBa non ancora scadute, ma già presentate per l'incasso o lo sconto, in modo da potere considerare l'esposizione dei clienti (magari prima di evadere un ordine), indipendemente dal fatto che questi paghino a mezzo RiBa ovvero a mezzo bonifico bancario.

Alla base di tutto occorre, naturalmente, una contabilità puntualmente aggiornata, ma questo diventa assai agevole, grazie alle potenti possibilità di automazione che verranno descritte in seguito.


La primanota contabile

La primanota è sicuramente il "cuore" del software, per quanto concerne la gestione dell'amministrazione. Attraverso la primanota è possibile inserire, modificare, cancellare ma anche controllare tutte le registrazioni contabili dell'azienda. Inoltre, attraverso le registrazioni contabili e quindi la primanota è possibile avere l'elaborazione - in tempo reale - di tutti le informazioni necessarie ad una gestione efficiente, dagli scadenzari alle partite aperte, dai bilanci alle statistiche.

Tuttavia la grande particolarità di MyErp Software Gestionale consiste nel fatto che, fermo restando che dalla primanota è possibile inserire, modificare o cancellare qualsiasi registrazione contabile, la maggior parte degli inserimenti contabili avviene a mezzo di moduli specifici, in quanto per le operazioni più ricorrenti è possibile avvalersi di moduli di automazione e di interfacce ad inserimento rapido e semplificato.

Chiaramente, tutte le operazioni inserite a mezzo dei moduli di automazione, ovvero attraverso le interfacce ad inserimento rapido, sono poi sempre e totalmente modificabili ed eventualmente eliminabili da primanota.

Inoltre un importante principio alla base di MyErp Software Gestionale è infatti quello di perseguire la massima integrità referenziale dei dati, questo in poche parole significa che uno stesso dato deve essere presente in una sola tabella e tutti gli utilizzi di quel dato devono fare riferimento a quella tabella per recuperare il dato. Questo per evitare possibili difformità dei dati, ad esempio un totale dello scadenzario diverso da quello contabile.

È naturalmente anche possibile riesportare i dati contabili gestiti con MyErp Software Gestionale verso i sistemi ERP di provenienza: questo permette di utilizzare MyErp Software Gestionale anche come una sorta di un potentissimo add-on di sistemi ERP complessi: dal sistema ERP si importano i dati della fatturazione, si gestisce l'area amministrativa e contabile con MyErp Software Gestionale, infine si riesportano i dati sul sitema ERP aziendale per la corretta prosecuzione dei processi di gestione.


L'automazione: quando il computer diventa ragioniere

Occorre partire dalla constatazione che il carico di lavoro in ambito amministrativo e contabile è composto per circa l'80-90% da (poche) tipologie di operazioni che si ripetono: fatture emesse, fatture ricevute per l'attività propria (p.es. merci destinate alla rivendita), corrispettivi, riscossioni, pagamenti, POS, Bancomat e carte aziendali, G/C conti RiBa ed anticipi, spese bancarie, eventuale gestione assegni bancari emessi, prelevamenti, versamenti sul fronte contabile; emissione fatture, invio fatture, invio copie conformi di fatture, controllo crediti clienti, sollecito insoluti, esecuzione pagamenti fornitori, controllo esposizione debitoria fornitori e banche sul più ampio fronte amministrativo.

Queste operazioni devono pertanto potere essere gestite attraverso moduli specifici, che consentano ove possibile una totale o quasi totale automazione (com'è il caso delle fatture e delle operazioni bancarie), ovvero in mancanza attraverso interfacce rapide semplificate, che in pochissimo tempo consentono la registrazione delle operazioni, rispetto alla primanota tradizionale, ed inoltre sono accessibili anche da parte di persone senza una specifica formazione in ambito ragionieristico.

È il software, pertanto, che sulla base dei dati inseriti, predispone ed inserisce le corrette registrazioni in partita doppia, con enorme risparmio di tempo, e con un netto miglioramento della qualità, per la diminuzione dell'errore umano, tanto più frequente quanto le operazioni da registrare sono di tipo ripetitivo.

Ad esempio, la disponibilità dei dati bancari in formato elettronico consente di automatizzare oltre l'80-90% delle registrazioni bancarie, mentre la realizzazione di interfacce semplificate ad inserimento rapido consente un veloce inserimento, anche da parte di persone senza una specifica preparazione ragionieristica, delle più ricorrenti operazioni aziendali che non possono essere del tutto automatizzate, ma che possono invece essere grandemente semplificate e velocizzate.

Naturalmente, oltre ai numerosi controlli eseguiti dal software al momento della registrazione, dalla primanota è sempre possibile visualizzare, controllare ed eventualmente modificare quanto inserito dal software, come qualsiasi altra registrazione.


La gestione degli utenti e le procedure di controllo

Per potere supportare un'automazione ed un'impostazione della gestione di questa portata, è necessaria una rigorosa gestione degli utenti nonché un'avanzata gestione dei controlli.

Gli utenti sono abilitati ad utilizzare i moduli corrispondenti al proprio livello, questo significa che più il livello dell'utente è alto, più moduli e funzioni del programma è abilitato ad utilizzare. Ogni registrazione, inoltre, contiene l'indicazione dell'utente che l'ha inserita o modificata.

Il programma effettua una serie di controlli per ogni registrazione, sia per quelle automatiche o semi-automatiche (ad interfaccia rapida semplificata), sia per quelle inserite manualmente in primanota.

Sicuramente la gestione dei controlli è uno dei fiori all'occhiello di MyErp Software Gestionale, in quanto i controlli vanno a coprire ogni possibile anomalia della registrazione e derivano dalla grande esperienza di MyErp Sistema nel settore della gestiona dell'area amministrativa e contabile delle aziende e dal confronto quotidiano con la realtà del settore.

La gestione dei controlli in MyErp Software Gestionale avviene sia in sede di inserimento/modifica primanota (anche attraverso i moduli di automazione e le interfacce rapide semplificate), sia attraverso uno specifico modulo di controllo.

Per ogni registrazione sono disponibili tre esiti di controllo:
-Controllo con errori bloccanti (non possono essere inseriti in nessun caso, p.es. totale Dare diverso da totale Avere, mancanza della data di registrazione, ecc.);
-Controllo con anomalie medio-gravi che possono essere confermate dall'utente (forzatura), si tratta di cose che in alcuni, particolari, specifici casi potrebbero essere corrette (p.es. codice IVA non corrispondente con la tipologia di conto);
-Controllo con anomalie lievi che possono essere confermate (si tratta di anomalie lievi, che spesso sono corrette, ma richiedono conferme per accertarsi che non si tratti di una svista dell'utente (p.es. differenza consistente tra data registrazione e data documento).

Se l'utente conferma l'anomalia, questa viene comunque memorizzata. In questo modo l'admin (utente con funzione di supervisione ed amministrazione) può visualizzare, controllare ed eventualmente correggere le sole registrazioni con anomalie medio-gravi ovvero con tutte le anomalie.

Allo stesso modo l'admin può visualizzare solo le registrazioni di un determinato utente, così come può combinare tra loro i sistemi, per visualizzare ad esempio per un utente solo le anomalie medio-gravi, mentre per un altro utente visualizzare anche le anomalie lievi, per un altro utente ancora magari tutte le registrazioni con o senza anomalie.

Infine, uno specifico modulo di controllo aiuta ad individuare altri tipi di anomalie, dalla mancanza di fatture periodiche (p.es. utente, affitti, leasing, ecc.), ai saldi anomali dei conti (p.es. cassa negativa - che viene controllata anche in primanota - ma anche cassa con saldo troppo alto, ecc.).

Come si può vedere la maggior parte dei controlli contabili che in una gestione contabile tradizionale sono svolti manualmente, possono in gran parte essere automatizzati. Gli esisti dei controlli possono poi essere esportati per essere ancora rielaborati


Nuovo know-how ragionieristico

Il sistema introduce potentissimi moduli di automazione, in grado di sostituire gran parte del lavoro di data-entry, limitando pertanto l'intervento umano alle sole operazioni più complesse o che comunque richiedano un approccio qualificato.

Altrettanto importanti sono i sofisticati moduli di controllo, che consentono in maniera automatica di verificare la correttezza delle registrazioni contabili in maniera molto estesa e precisa.

Il risparmio di tempo consente non solo un risparmio enorme di costi, liberando al tempo stesso preziose risorse da impiegare in ambiti più produttivi, ma permette di ottenere un importante miglioramento qualitativo, per via della diminuzione dell'incidenza dell'inevitabile errore umano, nonché di avere i dati contabili sempre aggiornati giorno per giorno.

Il nuovo know-how ragionieristico-informatico sviluppato da MyErp Sistema consente infine un puntuale ed immediato controllo della gestione, grazie all'innovativo sistema di gestione delle partite aperte su tutti i conti, alla gestione dei conti transitori (risolvendo una volta per tutte, tra l'altro, l'annoso problema della riconciliazione degli estratti conto bancari).

In particolare, la gestione delle partite aperte avviene senza richiedere dati ulteriori (sarebbe in contrasto con l'integrità referenziale dei dati prima accennata), ma attraverso l'elaborazione dei dati contabili ed in particolare nella "scomposizione" di ogni conto nelle sue partite.

In questo modo, tutti i conti che presentano una gestione dei movimenti riconducibili a flussi, ossia importi che entrano ed escano periodicamente (stipendi da pagare, IVA e ritenute da versare, incassi POS, assegni bancari emessi, RiBa presentate, ecc.), e che presentano sempre un saldo diverso da zero per cui, in assenza della gestione delle partite aperte, non sarebbero verificabili se non analizzando manualmente una per una le operazioni del partitario, possono essere facilmente tenuti controllati, verificando che le singole partite, una volta aperte, siano anche chiuse.

Sul fronte banche, invece, il know-how propone una soluzione altamente innovativa, basata sulla gestione automatica di conti transitori, che consentono da un lato di rilevare le operazioni nella data in cui vanno correttamente rilevate, mentre dall'altro permettono un'assoluta corrispondenza dell'estratto conto bancario contabile con quello bancario, risolvendo finalmente il problema della riconciliazione tra banche e contabilità, fonte di perdita di tempo, consentendo inoltre attraverso l'immediatezza del metodo un notevole miglioramento della gestione ed un puntuale controllo della tesoreria.

Attraverso questi strumenti di controllo avanzati è possibile avere un controllo a 360° della gestione aziendale, ogni momento, in tempo reale.

Il sistema consente inoltre un rigoroso controllo dell'avvenuta contabilizzazione dei documenti periodici (p.es. fatture di leasing, affitti, utenze), dei saldi dei conti e molti ulteriori controlli sulla gestione del tutto personalizzabili.

Come si può notare, l'automazione non riguarda solamente gli inserimenti delle registrazioni contabili, ma anche il controllo della primanota, attraverso un preciso e rigoroso controllo degli utenti di tipo piramidale, che consente una rapida individuazione degli eventuali errori commessi dagli utenti.


Bilanci e riclassificazioni

MyErp Software Gestionale gestisce un numero illimitato di riclassificazioni contabili ed IVA. Ogni riclassificazione è in grado di raggruppare mastri, intermedi e conti (per le riclassificazioni contabili), ovvero i codici IVA (per le riclassificazioni IVA) nel modo desiderato dall'utente, ad esempio per ottenere il bilancio CEE, oppure per i prospetti necessari per compilare le dichiarazioni dei redditi o IRAP.

Non ci sono limiti al numero di riclassificazioni possibili, è possibile pertanto avere un numero illimitato di riclassificazioni, tra loro indipendenti ed alternative. I bilanci e le situazioni economiche possono pertanto essere visualizzati e/o stampati in maniera analitica con i dati contabili, ovvero scegliendo quale riclassificazione, tra quelle inserite, utilizzare per la visualizzazione.

Questo consente la massima flessibilità al sistema, che non è vincolato ad un particolare adempimento (p.es. bilancio CEE, quadri RF, RG e RS Mod. Unico, dichiarazione IRAP, quadro F Studi di settore, ecc.) e che invece può adattarsi a qualsiasi situazione, presente o futura, pertanto si tratta di un sistema aperto, valido per qualsiasi utilizzo e quindi indipendente da eventuali modifiche legislative.

I bilanci sono interattivi: questo significa che, facendo doppio click sulla riga corrispondente al conto di un bilancio analitico, è possibile visualizzare il relativo partitario. Dalla visualizzazione partitari, facendo doppio click sul movimento, è possibile visualizzare ed eventualmente modificare la registrazione dalla gestione primanota.

Tutte le elaborazioni avvengono in tempo reale considerando le regitrazioni del periodo richiesto, il software è inoltre multiesercizio senza soluzione di continuità e consente pertanto anche l'inserimento di registrazioni contabili per gli esercizi successivi (p.es. risconti pluriennali, ecc.).

Il bilancio può essere visualizzato, stampato in formato PDF, oppure esportato in formato CSV per essere poi elaborato con fogli di calcolo (come LibreOffice, OpenOffice, ecc.), con possibilità di ripartizione per centri di costo.


Cespiti ammortizzabili

MyErp Software Gestionale gestisce naturalmente anche i cespiti (beni ammortizzabili), sia ai fini fiscali che a quelli civilistici, con controllo di corrispondenza tra i dati di bilancio e quelli della gestione cespiti.

Gli ammortamenti possono essere effettuati automaticamente e naturalmente sono disponibili tutte le elaborazioni necessarie ai fini fiscali, per le manutenzioni e riparazioni, le società non operative e gli studi di settore.

Tutta la gestione è completamente personalizzabile, e offre interfacce e stampe estremamente intuitive. Le finestre sono sempre naturalmente interattive, per cui con doppio click sul singolo cespite è possibile visualizzare il dettaglio dell'anagrafica del cespite ed apportare se del caso modifiche.

Le elaborazioni sono numerose, mantenendo comunque una gestione il più possibile semplice e lineare, nella consapevolezza che questi dati devono essere utilizzati anche da persone non necessariamente formate in ambito contabile (ad esempio in occasione della periodica verifica della corrispondenza dei cespiti risultanti dal registro con quelli presenti in azienda e viceversa).

La gestione permette la rilevazione anche dei cespiti in leasing, locazione o in comodato, il cui valore deve essere considerato ai fini degli studi di settore. Sono naturalmente previste le possibilità di differenziare i calcoli per le manutenzioni e riparazioni in base ad attività e/o cespiti specifici (p.es. autotrasportatori).

Infine, per ogni bene ammortizzabile è prevista la possibilità di gestione della sua ubicazione, per agevolare il controllo fisico periodico dei cespiti stessi.

Numerose sono infine le possibilità di ricerca.


Interazione azienda-studio

MyErp Software Gestionale è un software pensato anche per gestire al meglio la necessaria interazione tra l'azienda ed il servizio di outsourcing amministrativo, oppure tra l'azienda ed il proprio studio di consulenza.

Se i servizi di outsourcing amministrativo di MyErp Sistema non presentano problemi a questo riguardo, essendo stati appositamente pensati per potersi interfacciare con i vari software di gestione utilizzati dalle aziende clienti, l'interazione tra l'azienda ed il proprio studio di consulenza è invece più delicata.

In particolare, soprattutto nelle piccole realtà aziendali, si assiste spesso ad una sostanziale duplicazione di lavoro tra l'azienda ed il proprio studio di consulenza. Infatti, per le aziende che non gestiscono internamente la propria contabilità, è prassi consolidata la consegna dei documenti al proprio studio per "blocchi" che spesso sono mensili o, quando va bene, quindicinali.

Questo significa che lo studio è in grado di potere consegnare le elaborazioni dei documenti, nella migliore delle ipotesi, solamente un mese e mezzo dopo che le singole operazioni hanno avuto luogo, troppo tardi per le necessità dell'azienda.

Per questo l'azienda, che ha chiaramente necessità di tenere costantemente monitorata la gestione per lo meno negli aspetti principali, in particolare nel controllo delle riscossioni e dei pagamenti, deve di fatto provvedere ad istituire un proprio sistema contabile interno, magari spartano, con cui controllare le banche, le riscossioni, gli insoluti, i pagamenti ai fornitori e così via. Tuttavia, questo lavoro non viene poi in alcun modo utilizzato dallo studio, che inizierà poi ad elaborare i documenti di ogni "blocco" a partire da zero.

Poiché fatture emesse e ricevute da un lato, e riscossioni e pagamenti dall'altro, costituiscono senza dubbio la maggior parte delle operazioni di un'azienda, ne consegue che la contabilità viene tenuta di fatto due volte: una, spartana, ad uso interno, dall'azienda, un'altra, completa, tenuta dallo studio "a blocchi", con la possibilità che, magari per una dimenticanza nella comunicazione dei dati, i saldi clienti e fornitori dello studio risultino poi diversi da quelli effettivi che paradossalmente sono corretti nel sistema contabile interno istituito dall'azienda.

Occorre pertanto intervenire per evitare questa duplicazione del lavoro, ma come? Lo studio deve infatti potere intervenire sul controllo delle operazioni effettuate dall'azienda, e gestire le operazioni particolari, che richiedono l'intervento di un professionista con determinate competenze.

Le possibilità, da un punto di vista tecnico, sono quattro:
-La gestione di un Database comune tra azienda e studio, tramite una VPN;
-L'accesso da remoto da parte dello studio al Db dell'azienda per i controlli e le registrazioni più complesse;
-L'invio via e-mail da parte dell'azienda di un file contenente le operazioni dalla stessa effettuate, che lo studio importerà nel proprio sistema (file di interscambio dati);
-L'intervento periodico di un professionista dello studio, con cadenze da concordare, presso l'azienda, per il controllo delle registrazioni e per la contabilizzazione delle operazioni più complesse (grazie all'automazione raggiunta in poco tempo il professionista è comunque in grado di controllare la situazione ed effettuare le scritture più complesse).

MyErp Software Gestionale permette di gestire tutte queste possibilità, che andranno pertanto valutate insieme, tra azienda e studio, per individuare la soluzione migliore.


Fatturazione, bollettazione, preventivi ed ordini

L'emissione di DDT, fatture, ma anche di preventivi e ordini, è molto semplice con MyErp Software Gestionale. La schermata è intuitiva ed al tempo stesso completa. È possibile indicare per ogni riga di dettaglio una descrizione personalizzata, questo risulta molto utile ad esempio per la fatturazione dei servizi, in cui spesso occorre una descrizione estesa.

Ogni documento emesso può essere ripreso per l'emissione di un nuovo documento basato su di esso (p.es. una fattura o un preventivo che riporta le stesse indicazioni di uno precedente salvo pochi particolari, ma anche più semplicemente un preventivo che diventa ordine, un ordine che diventa fattura, e così via).

I documenti emessi vengono generati in formato XML (fatturazione elettronica) e/o in formato PDF (eventuali copie di cortesia e fatturazione non elettronica), in particolare il file PDF generato è di pochissimi Kb e si presta pertanto in maniera eccellente all'invio via e-mail.

I DDT emessi possono essere fatturati automaticamente a fine mese, le fatture emesse possono essere contabilizzate automaticamente in primanota e possono essere inviate tramite il servizio SDI dell'Agenzia delle Entrate oppure, per le fatture non elettroniche, possono essere inviate, anche in blocco, via e-mail, come allegato PDF, a tutti i clienti che nella loro anagrafica prevedano la possibilità di invio delle fatture per posta elettronica.

Per le aziende che fatturano periodicamente importi fissi (p.es. centri contabili, aziende di pulizia, di vigilanza, di giardinaggio, ecc.), MyErp Software Gestionale mette a disposizione un'interessante funzione per la fatturazione periodica ad importo fisso, con la quale indicare per ogni cliente gli articoli, gli sconti e gli importi da fatturare a cadenza periodica. In questo modo le fatture ad importi predeterminati possono poi venire emesse automaticamente alle scadenze stabilite.

Con MyErp Software Gestionale è inoltre possibile importare i dati della fatturazione provenienti da software ERP o software specifici presenti in azienda, ad esempio da software di gestione della produzione e/o di gestione di particolari macchinari.

Si tratta di flussi di dati che derivano da software anche complessi che gestiscono e/o controllano la produzione di aziende manifatturiere e/o di servizi, oppure di specifici macchinari industriali: oggi molti aspetti della produzione sono almeno in parte automatizzati, ed i software che gestiscono gli aspetti produttivi della produzione sono pertanto spesso in grado di fornire gli elementi necessari per la fatturazione.

È naturalmente prevista la gestione della scontistica, delle promozioni, dei listini, di un numero illimitato di magazzini, dei centri di costo, degli ordini in sospeso, degli agenti e delle ritenute d'acconto.


I listini

MyErp Software Gestionale prevede un'anagrafica articoli completa ed, in aggiunta, una completa gestione dei listini, sia sul fronte attivo (clienti) che passivo (fornitori). I listini sono facoltativi e servono quando non è sufficiente l'indicazione del prezzo di vendita o di acquisto in anagrafica articoli, quindi per differenziare i prezzi proposti in sede di emissione (o ricezione) documenti, quando lo stesso articolo ha prezzi di vendita, o di acquisto, diversi ad esempio a seconda della tipologia di cliente.

MyErp Software Gestionale gestisce due tipologie diverse di listini, uno dettagliato articolo per articolo, un altro per gruppi (categorie merceologiche) che è un listino di gestione scontistica. Se con il listino dettagliato (normalmente consigliato ad aziende che hanno poche referenze di magazzino) si indica per ogni articolo (oppure ogni articolo che ha un prezzo diverso da quello dell'anagrafica articoli) il relativo importo e l'eventuale sconto da utilizzare, con il listino-sconti per ogni gruppo (categoria merceologica) è possibile associare un determinato sconto.

È quindi sufficiente associare un determinato listino ad un'anagrafica cliente o fornitore per applicarla. Ne consegue che si possono creare diversi listini (p.es. Clienti Ingrosso, Clienti Dettaglio, ecc.), che verranno associati ciascuno a più clienti, o fornitori, così come è possibile gestire listini ad hoc che verranno utilizzati anche per un singolo cliente (o fornitore).

Infine, è possibile creare listini con articoli ad importo zero, per associare a determinati clienti alcuni articoli i quali per contratto non vengano addebitati, ma facciano parte di un importo contrattuale globale (p.es. materiale di consumo per aziende di impianti, che non viene fatturato a parte, ma di cui si vuole tracciare la consegna ed il magazzino).

A richiesta è possibile realizzare procedure di interfacciamento, per importare e/o aggiornare i listini dai listini dei fornitori.


La gestione del magazzino

Il magazzino è uno degli elementi più importanti e delicati nella gestione di un'azienda.  Per le aziende che vogliono utilizzare la suite gestionale completa di MyErp Software Gestionale, anziché interfacciare il loro sistema ERP con MyErp Software Gestionale (entrambe le possibilità sono comunque possibili), è prevista, sempre attraverso interfacce utente semplici ed intuitive, una gestione molto potente di tutto quello che riguarda il magazzino.

Oltra a gestire più magazzini, MyErp Software Gestionale gestisce anche i centri di costo, e fino a tre parametri aggiuntivi (p.es. taglie, colori, ecc.) i quali possono essere utilizzati anche per gestire i lotti.

In sede di emissione documenti è possibile chiaramente il controllo di scorta, ossia che gli articoli venduti siano effettivamente presenti in magazzino.

MyErp Software Gestionale fornisce una serie di elaborazioni che consentono di controllare e gestire tutte le problematiche relative al magazzino.

In particolare è sempre possibile la visualizzazione della giacenza fisica, considerando o meno la merce in partenza ed in arrivo in base agli ordini clienti e fornitori; è possibile visualizzare gli articoli sottoscorta per poterli riordinare; è possibile effettuare una serie di interrograzioni filtrando per cliente, per articolo, per tipologia di documento, e molto altro ancora.

La valorizzazione del magazzino avviene sia con il metodo FIFO che a media ponderata, entrambi ammessi sia ai fini civilistici che fiscali, oltre che in base ai principi contabili internazionali (IAS). È inoltre disponibile la valorizzazione anche in base al prezzo di acquisto più recente, che consente pertanto una valorizzazione attuale del magazzino a valore di mercato corrente, anche se tale metodo non è ammesso ai fini civilistici e fiscali, è molto utile per capire effettivamente quale sia il valore reale del magazzino.

Schermate semplici, intuitive, ma che consentono potenti elaborazioni sono una caratteristica di MyErp Software Gestionale. Tutte le elaborazioni possono sempre essere esportate in formato CSV per essere poi importante da software di gestione di fogli di calcolo (LibreOffice, OpenOffice, ecc.). Come in tutte le elaborazoni, cliccando su ogni colonna è possibile ordinare i dati su quella colonna.


Gli agenti e le provvigioni

MyErp Software Gestionale gestisce anche la gestione degli agenti e degli intermediari (procacciatori di affari, ecc.) attraverso un modulo provvigioni molto potente e personalizzabile.

Il modulo provvigioni consente di essere impostato per calcolare le provvigioni maturate al momento della contabilizzazione dell'incasso da parte del cliente per i clienti che utilizzano un proprio sistema ERP o gestionale per la gestione delle vendite, oppure per calcolare le provvigioni sul venduto e sul maturato in caso di utilizzo di MyErp Software Gestionale anche per le vendite (utilzzato quindi come suite gestionale completa).

È possibile gestire un sistema di calcolo delle provvigioni anche complesso, ad esempio con provvigioni correlate alla scontistica applicata, alla categoria merceologica, con possibili deroghe per singoli articoli.

È poi anche possibile gestire un sistema provvigionale diverso agente per agente, ad esempio qualora le provvigioni fossero differenziate in base alla zona.

Infine, la gestione delle provvigioni può avvenire con sistema derogatorio, già utilizzato in altri moduli del programma, che significa che il particolare prevale sul generale: è così possibile, ad esempio, indicare una provvigione generale, che poi viene derogata per taluni sconti, ovvero per talune categorie merceologiche o articoli, e così via.

Le provvigioni possono essere calcolate sia sul venduto che sul maturato.

È inoltre possibile generare un file PDF contenente l'estratto conto provvigioni ed inviare lo stesso automaticamente via e-mail agli agenti.

Naturalmente è possibile associare l'agente ad ogni cliente in sede di anagrafica clienti.


Elaborazioni e stampe

MyErp Software Gestionale prevede numerose possibilità di elaborazione e di stampa. Accanto alle tradizionali stampe contabili e di magazzino sono disponibili una nutrita serie di elaborazioni, volte a permettere un efficiente e completo controllo della gestione.

Le stampe principali (documenti, contabilità e magazzino) sono disponibili sia in formato PDF per la stampa, che in formato CSV per successive elaborazioni a mezzo di fogli di calcolo (LibreOffice, OpenOffice, ecc.). In formato CSV sono inoltre disponibili un'ulteriore e completa serie di elaborazioni particolarmente avanzate, che permettono un puntuale e preciso controllo della gestione aziendale e dell'amministrazione.

Accanto alle elaborazioni già predisposte, con MyErp Software Gestionale è possibile gestire qualsiasi tipo di elaborazione dei dati del tutto personalizzata, attraverso un sofisticato generatore di queries (interrogazioni al database), destinato agli utenti avanzati, le quali possono poi essere ulteriormente personalizzate.

Attraverso il generatore di queries è anche possibile importare queries in formato SQL. Queste queries possono pertanto essere realizzate anche da chi fornisce assistenza e supporto su MyErp Software Gestionale, permettendo dunque una facile ed agevole elaborazione personalizzata dei dati in base alle esigenze del cliente.

Il risultato di ogni query può naturalmente essere esportato in formato CSV per poi essere importato e nuovamente elaborato con programmi di gestione di fogli di calcolo (LibreOffice, OpenOffice, ecc.).


Versioni e personalizzazioni

Il principale target di riferimento di MyErp Software Gestionale è rappresentato principalmente (ma non esclusivamente) da società di capitali con gestione interna della contabilità e da studi professionali o CED interessati ad offrire ai propri clienti un servizio di outsourcing amministrativo.

MyErp Software Gestionale è disponibile in diverse versioni, dalla più semplice alla più completa, per soddisfare le più diverse esigenze, dall'azienda con poche migliaia di fatture emesse/ricevute per anno ad aziende con invece decine o anche centinaia di migliaia di documenti emessi/ricevuti ogni anno.

Tutte le versioni prevedono in ogni caso un'analisi personalizzata delle esigenze del cliente, la pianificazione e la gestione di eventuali personalizzazioni, ed una adeguata formazione iniziale, generalmente presso la sede del cliente, per renderlo in grado di utilizzare pienamente e con soddisfazione le caratteristiche innovative del software.

Ogni vendita si caratterizza pertanto in più incontri con il cliente, prima per definire ed individuare la versione più appropriata del software, le eventuali personalizzazioni necessarie, e l'iter di formazione concordato, e successivamente in un collaudo finale, dopo un periodo di "test sul campo", volto a verificare e confermare il raggiungimento degli obiettivi prefissati.

Per una questione di serietà, in particolare su software di questa portata innovativa, non viene pertanto fornito un listino prezzi generalizzato, né viene reso disponibile il software in area download o con acquisto on-line: come detto il ns. approccio è completamente personalizzato in base alle esigenze del cliente, e le numerose possibilità di personalizzazione ed il know-how sviluppato richiedono necessariamente l'individuazione di un percorso condiviso con il cliente affinché questi possa poi utilizzare il ns. sistema al meglio delle sue potenzialità.

Si ricorda che MyErp Software Gestionale è disponibile anche in versione solo contabile, per offrire un sistema software a tutte le aziende che vogliono mantere il loro attuale software gestionale per la gestione del magazzino e produzione, ma vogliano al tempo stesso un software più efficiente per la gestione dell'amministrazione e la contabilità.

Per richiedere, senza alcun impegno, maggiori informazioni su MyErp Software Gestionale si prega di utilizzare il modulo contatti, oppure di inviare una e-mail a This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. , grazie!


Perché multipiattaforma

MyErp Software Gestionale è un sistema software multipiattaforma. Questo significa che è in grado di funzionare in nativo (ossia in maniera specifica per quel sistema operativo e quindi senza bisogno di runtime, frameworks, macchine virtuali installate, ecc.) sui principali sistemi operativi oggi utilizzati: Mac OS X, Linux e Windows.

A molti questo sembrerà forse un dettaglio del tutto secondario, ma invece si tratta di una caratteristica fondamentale. Perché? Perché anche se voi pensate che il sistema operativo che utilizzate oggi lo userete ancora tra 5 anni, o tra 10 anni, potrebbe essere vero come no. Le vostre esigenze di oggi non sono necessariamente quelle di domani. La vostra esperienza di oggi potrebbe essere diversa rispetto a quella che maturerete da qui ad alcuni anni.

Siamo in un campo, l'informatica, che cambia con una rapidità impressionante. Quello che oggi è certo, domani è dubbio. Ma soprattutto, in un futuro anche prossimo, potreste trovarvi ad avere problemi e necessità che vi potrebbero portare a scegliere, magari anche solo su alcuni computers, un sistema operativo diverso.

Forse perché avrete necessità diverse da un punto di vista grafico, forse perché potreste constatare taluni problemi ed instabilità nel vostro sistema operativo attuale, forse perché le nuove versioni del sistema operativo che oggi utilizzate con soddisfazione non vi soddisferanno invece più. O forse semplicemente perché voi sarete diventati più esigenti, e non siete più disposti ad accettare di lavorare con un sistema operativo che magari  di tanto in tanto "si pianta", accusa rallentamenti o falle di sicurezza.

Ecco allora che diventa estremamente importante utilizzare software che potete utilizzare su diversi sistemi operativi, senza dovere reimparare tutto da capo, senza dove cercare nuovi software il giorno che eventualmente decidete di cambiare sistema operativo. Ed al tempo stesso senza trovarvi impossibilitati a cambiare sistema, semplicemente perché "incompatibile" con il vostro software attuale.

Con MyErp Software Gestionale questo è possibile: potete passare da Windows a Mac OS X, da Mac OS X a Linux, da Windows a Linux, e viceversa, senza che il vostro modo di lavorare, l'esperienza acquisita, le vostre abitudini, la formazione del vostro personale debba minimamente cambiare.

Oggi è questa la grande sfida che viene richiesta al software, quella di essere portabile da un sistema all'altro. C'è una grande richiesta in questo senso, e proprio per questo stanno venendo sempre più utilizzati linguaggi che supportino questa possibilità, da Java a Python, da Lazarus/FPC al noto PHP con il quale, pur non essendo un linguaggio di programmazione in senso stretto, stanno venendo realizzati diversi sistemi di gestione.

Questo naturalmente non è vero solo per il sistema gestionale, ma anche per gli strumenti con cui lavorate abitualmente: browser, client di posta elettronica, programmi di videoscrittura, fogli di calcolo, elaborazione immagini, publishing, e così via. Questo è già possibile da anni, grazie alla suite Mozilla (Firefox e Thunderbird), Opera browser, lo stesso browser Chromium di Google, la suite per ufficio LibreOffice, oppure la sua gemella OpenOffice, Scribus, Inkscape, Gimp: tutti nomi di software che potete utilizzare nello stesso modo e con la stessa interfaccia sotto Windows, Linux e Mac OS X.

Mancava solo una soluzione multipiattaforma per il sistema gestionale, ed ecco allora che MyErp Sistema ha raccolto la sfida.


Perché Client/Server

MyErp Software Gestionale è un sistema gestionale di tipo Client/Server. Come RDBMS (database) la scelta è caduta su Firebird, perché è un eccellente database, che offre un'elevatissima sicurezza ed usato anche da grandi realtà internazionali, con il vantaggio tuttavia di un'installazione e configurazione estremamente veloce ed agevole. Infine, Firebird è multipiattaforma, disponibile in nativo per i principali sistemi operativi, tra i quali Linux, Mac OS X e Windows.

Molte aziende, quando acquistano un software, si preoccupano relativamente poco degli aspetti tecnici, soprattutto della scelta del database, concentrandosi più sulle funzionalità e sull'interfaccia. Ma dobbiamo ricordarci che su un sistema gestionale ci sono i nostri dati, è la parte più importante e vulnerabile di un'azienda.

Per questo sarebbe necessario conoscere un minimo di come è strutturato il software che stiamo valutando di acquistare, per accertarci che non sia solamente bello da vedere e con tante funzioni, ma anche per assicurarci da eventuali brutte sorprese riguardanti la sicurezza dei nostri dati.

È un po' come un'automobile, per acquistare un'auto nuova non dobbiamo certo essere dei provetti meccanici, ma sapere cosa c'è sotto il cofano è qualcosa che chiediamo tutti. Chi acquisterebbe un'auto senza sapere se il motore è benzina o diesel, oppure senza conoscerne la cilindrata, o la potenza, o ancora senza domandare se il cambio è automatico o manuale?

Così dobbiamo cercare di capire le basi fondamentali che distinguono un database da un'altro. Già, ma che cos'è esattamente un database? Un database è una sorta di contenitore, a livello informatico, dentro il quale si trovano tutti i nostri dati. Fin qui nulla di importante, tutti i software gestionali si appoggiano ad un database. Il problema è quale e come, perché non tutti i database sono uguali, non solo nel senso che uno sia migliore di un'altro, ma soprattutto in quanto ogni database ha caratteristiche che lo rivolgono ad un determinato ambito, perché il database ideale per tenere memoria dei dvd di casa non è chiaramente quello ideale per tenere i dati gestionali di un'azienda.


Approfondimento tecnico: tipi di database, caratteristiche e differenze

In primo luogo ci sono due tipi di database: i database file-server e quelli client-server. Sono due mondi completamente diversi. Esempi di database file-server sono p.es. SQLite, MS Access, Filemaker, il database di LibreOffice/OpenOffice; Esempi di database client-server sono ad esempio Firebird, PostgreSql, Oracle, MySQL (in particolare con le tabelle InnoDb), Interbase, MS Sql Server.

I database file-server sono semplici files, a cui i programmi che li usano possono facilmente accedere per inserire, visualizzare, modificare o cancellare i dati in essi contenuti. Questo semplifica al massimo l'installazione, è possibile realizzare programmi che sono autoinstallanti, spesso non c'è da configurare assolutamente nulla. Quando occorre accedere al database il sistema accede fisicamente al file, questo significa che se il file è di ridotte dimensioni l'accesso rimane piuttosto veloce, mentre se il file comincia a diventare di dimensioni più rilevanti, e magari si trova sul server e non in locale, i limiti cominciano a diventare più evidenti, se a questo poi aggiungiamo l'accesso contestuale al database da parte di più utenti (situazione tipica di una rete aziendale) cominciamo a capire come un database di tipo file-server non sia proprio il massimo per sistemi gestionali aziendali.

I sistemi file-server sono stati pensati per usi limitati, database con relativamente pochi dati, da usarsi preferibilmente in locale o, in caso di rete, in piccole LAN di pochi utenti. Sono i sistemi ideali dove i dati sono tendenzialmente pochi e dove non vengano richieste particolari prestazioni di velocità o di sicurezza.

Può essere ad esempio il caso di piccoli database per uso personale (archiviazione dei CD di casa, gestione delle spese domestiche, ecc.), o di piccoli files aziendali per elaborazioni magari tendenzialmente in locale (l'elenco dei comuni italiani che utilizza un software di compilazione moduli, un'elaborazione di un file presenze in locale, un piccolo modulo per l'effettuazione di preventivi, e così via).

Questi sistemi permettono di avere un sistema di accesso ai dati senza doversi preoccupare di nessun tipo di installazione, né di configurazione. Semplicità e immediatezza sono le parole chiave. Occorre che però sia chiaro che non sono sistemi pensati per gestire grosse moli di dati, o per offrire un puntuale controllo di sicurezza e dei permessi degli utenti. Ma è soprattutto quando questi sistemi cominciano ad essere utilizzati in rete (anche una semplicissima LAN aziendale) che iniziano ad vedersi i loro limiti.

I database client-server sono completamente diversi. Prima di tutto occorre installare il database sul server, configurarlo, quindi installare una libreria sui vari clients che permetta di "colloquiare" con il motore del database sul server attraverso la LAN aziendale. Quindi scordiamoci subito l'installazione automatica con doppio click e via. Anche perché occorre comunque configurare la rete con i permessi dei vari utenti. Insomma, qui si parla di sicurezza. Questa operazione si può fare in pochi minuti come in ore di lavoro, dipende da quale database andiamo ad installare, dalla complessità della rete, e così via.

Ma qual'è il vantaggio di un sistema RDBMS, sigla utilizzata per distinguere appunto un database Client/Server? Un RDBMS lavora in maniera completamente diversa rispetto ad un sistema file-server. I clients (pc locali) non accedono fisicamente al file sul database, inviano solamente al motore del database la loro query (letteralmente interrogazione, ossia la richiesta dei dati che occorrono, p.es. mi serve la partita IVA della ditta Rossi) ed il server restituisce solamente i dati richiesti (nell'esempio la partita IVA della ditta Rossi). Quindi il client non deve né accedere né tanto meno elaborare tutto il file fisico del database per ottenere i (pochi) dati che servono, invia una richiesta di quei dati al motore di gestione del database sul server e, da questo, riceve solo e soltanto i dati richiesti.

Questo va a tutto vantaggio della velocità, del bassissimo impegno della LAN (rete aziendale), della sicurezza (i clients non accedono direttamente al db, ma dialogano con il server), al crescere delle dimensioni del database il tempo di una query rimane identico, perché attraverso  la LAN viaggiano e continueranno a viaggiare solamente la richiesta (query) ed i dati restituiti, la dimensione del database diventa alla fine irrilevante.

Analogamente, il motore del database è in grado di gestire tutte le connessioni simultanee da parte degli utenti, ed utilizzare al meglio le prestazioni dell'hardware che, normalmente, su di un server sono assai elevate (multiprocessore, RAM adeguata, ecc.).

Ma a parte la questione prestazionale, sulla quale si potrebbe dire "la mia azienda è piccola, i dati sono pochi", e così via, c'è una differenza abissale per quanto concerne la sicurezza. I sistemi RDBMS sono studiati e lungamente testati per offrire la massima sicurezza dei dati in tutte le condizioni possibili. Se su un sistema file-server potrebbe succedere che in determinate situazioni il file arrivi ad essere corrotto (termine tecnico), questo non deve potere succedere, mai e per nessuna ragione, su un sistema RDBMS.

La sicurezza non viene garantita solo a livello di gestione del motore del database, ma anche grazie alle funzioni che i RDBMS normalmente offrono, affinché gli sviluppatori dei software gestionali (o di altri software che utilizzino comunque il database) possono utilizzarle per offrire la migliore sicurezza dei dati.

Quali sono queste caratteristiche? Il supporto delle relazioni, delle transazioni , dei triggers, di viste, generatori e Stored Procedures. In particolare le relazioni e le transazioni sono caratteristiche talmente importanti da essere irrinunciabili se vogliamo avere la massima sicurezza dei dati.

Le relazioni permettono di impostare a livello di server i necessari collegamenti tra le tabelle. Ad esempio la correlazione tra i clienti e la gestione dei documenti. Se si emette un documento ad un cliente e poi si tenta di cancellare l'anagrafica di quel cliente, il motore del database interviene ed impedisce l'operazione, per evitare che il documento faccia riferimento ad un codice non più esistente. Oppure se si elimina un record di testata di una registrazione contabile, occorre di conseguenza eliminare anche i records di dettaglio della stessa registrazione, ad esempio quelli contabili ed IVA.

Tutte le tabelle di un sistema gestionale aziendale sono tra loro collegate, la mancaza della gestione delle relazioni può portare a grossi problemi circa l'integrità dei dati. Molti possono rispondere dicendo che è il software applicativo (p.es. il gestionale che accede al database) a farsi carico di questi controlli, ma se il controllo non viene fatto a livello di server (e quindi in maniera indipendente dall'applicativo) cosa succede se in un determinato caso, magari a causa di una situazione non prevista, il controllo non viene fatto?  Eppure potrebbe succedere, magari anche a causa del continuo lavoro di implementazione del software che il continuo evolversi della normativa a livello contabile e fiscale richiede. Possiamo permetterci il rischio di avere problemi sui dati aziendali? E cosa succederà mai se un record correlato ad una registrazione viene cancellato da un utente nella frazione di secondo immediatamente successiva al controllo fatto dall'applicativo, a causa della contestualità degli accessi degli utenti della LAN (rete aziendale)?

Le transazioni sono un'altra caratteristica irrinunciabile. Molte operazioni, ad esempio l'emissione di documenti, le registrazioni contabili, ecc., si compongono di una testata e di un dettaglio. Ad esempio i dati generali di una fattura (cliente, numero documento, pagamento, ecc.) ed il dettaglio articoli (righe) della stessa fattura. La transazione consente di considerare unitariamente l'inserimento di tutti i records collegati, testata e dettaglio. Quindi se si verifica un problema dopo avere inserito sul server la testata e non tutte le righe di dettaglio, l'operazione viene annullata e non ci troviamo una registrazione inserita solo in parte, nell'esempio testata con solo alcune righe di dettaglio, quando invece le righe di dettaglio erano di più.

Queste funzionalità sono talmente importanti che alcuni database file-server hanno cercato con il tempo di introdurle anche loro, anche se spesso con risultati tutto sommato non entusiasmanti, nel senso che comunque un database file-server non raggiunge e non raggiungerà mai una sicurezza ed una performance tali da potere essere anche minimamente comparato ad un RDBMS.

Infatti, mentre un RDBMS supporta in maniera eccellente tutte queste funzioni in ragione della sua robustezza, il database file-server può presentare talvolta rischi di corruzione della base dati, soprattutto se utilizzato al di fuori dell'ambito per cui è pensato, ossia per piccoli database in monoutenza o al massimo condivisi tra pochi utenti.

Ritornando all'esempio di tipo automobilistico fatto prima, sarebbe come utilizzare un furgoncino per trasportare dieci bancali di mattoni, oppure un'utilitaria per fare un viaggio di migliaia di chilometri. E questo vale anche al contrario, in città è più agevole un'utilitaria, e per consegnare nei centri storici è sicuramente meglio un piccolo furgoncino di un camion.

Si tratta ancora una volta di capire l'uso per cui un determinato database è stato pensato. Nessuno si sognerebbe mai di utilizzare un RDBMS per un programma di gestione delle entrate e delle uscite del bilancio familiare, ma nessuno dovrebbe neppure sognarsi di usare un database file-server per un sistema di gestione aziendale, magari solamente per semplificarsi la vita e potere fornire così pacchetti autoinstallanti.

Nella speranza che queste poche ma importanti informazioni di tipo tecnico possano comunque essere d'aiuto, anche al di fuori MyErp Software Gestionale, alle aziende che si accingono a valutare un software di tipo gestionale, si ricorda che lo staff di MyErp Sistema è sempre a disposizione per qualsiasi chiarimento o approfondimento.


Brochure in formato PDF

Le possibilità di automazione e la portata innovativa di MyErp Software Gestionale è spiegata in una chiara presentazione, disponibile in area Download in formato PDF.

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