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Le applicazioni SaaS

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Le applicazioni SaaS, ossia il software via web

Una panoramica sul “fenomeno” SaaS: il software come servizio, utilizzabile via web. Caratteristiche, pro e contro, a seconda delle tipologie e degli ambiti di utilizzo, consigli sui parametri da tenere in considerazione prima di un eventuale acquisto, sia a livello tecnico che contrattuale.

Premessa. Negli ultimi tempi si sta assistendo ad una notevole diffusione dei software rilasciati come SaaS (Software as a Service), ossia programmi ed applicazioni che non necessitano di alcuna installazione sui computer dell'utente, ma si possono utilizzare via web, accedendo ad un sito ed autenticandosi che le proprie credenziali di accesso (nome utente e password).

Il sistema si presenta dunque come estremamente innovativo, in quanto utilizzabile da qualsiasi postazione, anche da casa o in vacanza, non richiede installazione, aggiornamenti, backup periodici, e neppure la configurazione della rete aziendale. Spesso non necessita neppure di un investimento iniziale, essendo sufficiente pagare il canone periodico stabilito.

Al tempo stesso questi sistemi presentano anche una serie di limiti, soprattutto in certi ambiti, come quello dei sistemi gestionali, limiti che spesso non vengono tuttavia considerati adeguatamente in fase di acquisto. Ecco allora che in questo articolo analizzeremo insieme i pro ed i contro di questi sistemi, per individuare gli ambiti in cui sono complessivamente vantaggiosi da quelli in cui invece sono ancora preferibili i software di tipo ”tradizionale”, ossia installati in locale.

Come funziona. Un'applicazione SaaS (Software as a Service) non è altro che un programma che gira su di un server accessibile via web, normalmente attraverso un normalissimo browser. In questo caso si tratta dunque di una pagina web a tutti gli effetti, in cui basta autenticarsi inserendo le proprie credenziali di accesso (nome utente e password), per accedere all'applicazione, che apparirà sempre come una vera e propria pagina web, per cui il muoversi tra i menu dell'applicazione sarà estremamente semplice, sostanzialmente come navigare su di un sito.

Altre volte, invece, le applicazioni SaaS richiedono comunque l'installazione di un apposito programma, il quale non è altro che una semplice interfaccia, la quale va poi a comunicare con il server sempre via Internet. In questo caso un minimo di installazione ed, occasionalmente, di aggiornamento dell'interfaccia installata è chiaramente necessario, in compenso l'interfaccia può essere talvolta (ma non sempre, a volte è addirittura il contrario) un poco più funzionale dell'interfaccia web.

Premesso questo, possiamo subito notare una prima, importantissima, caratteristica che contraddistingue le applicazioni SaaS: il fatto che i nostri dati non si trovino sul nostro server aziendale, ma su di un server di terzi, a cui noi accediamo tramite l'applicazione SaaS normalmente via web. Il concetto stesso di SaaS, che tradotto significa “software come un servizio”, è proprio questo: non si tratta di un software, ma di un vero e propri servizio prestato via web, che ospita, memorizza, elabora e ci permette di inserire, modificare e consultare i nostri dati.

Un esempio di applicazione SaaS ce l'abbiamo tutti, basta che pensiamo ai servizi di Home e Remote Banking offerti dalle banche. Credo che tutti possiamo apprezzare quanto tali servizi siano comodi ed utili, permettendoci di gestire tutto on-line. Questo è infatti l'ambito ideale per applicazioni SaaS: l'obiettivo principale è l'accesso da remoto, ovunque ci troviamo, l'interfaccia di questi servizi anche se può talvolta essere un poco macchinosa non costituisce certamente un problema, perché normalmente non passiamo tutta la giornata sui sistemi di Remote Banking.

Ecco che però possiamo subito comprendere cosa significhi l'avere i dati presso terzi: il giorno che vogliamo cambiare banca dobbiamo valutare se riusciamo ad esempio ad esportare la rubrica dei nominativi/beneficiari importandola nella nuova banca, a volte questo può essere possibile grazie agli standard ABI/CBI, altre volte no. Questo non costituisce certamente un problema per un servizio di Remote Banking, ma se si trattasse invece di un'applicazione che dovessimo utilizzare 8 ore al giorno ed in cui si trovano tutti i nostri dati più importanti, chiaramente non sarebbe la stessa cosa.

I vantaggi. I vantaggi delle applicazioni SaaS sono diversi. Prima di tutto non occorre installare nulla, e questo significa indubbiamente tempo (e quindi soldi) risparmiati. Non occorre nessuna configurazione di una rete LAN aziendale, che potrebbe anche semplicemente non esistere, tanto tutti gli utenti si possono connettere da qualsiasi computer, e ciò che conta non è da dove si connettono, ma unicamente le loro credenziali di accesso, che sono valide ovunque.

Allo stesso modo, così come non occorre installare nulla, non occorre neppure aggiornare nulla, tutti gli aggiornamenti vengono fatti direttamente dalla software house che, come abbiamo visto prima, è alla fine il soggetto che opera effettivamente sui nostri dati. Per lo stesso motivo non occorre effettuare nessun backup, perché anche questo fa parte del servizio (e ci mancherebbe altro, visto che altrimenti non potremmo neppure farlo, non avendo accesso diretto al database in cui si trovano i nostri dati).

Infine - ed è quello che sembra essere il punto più interessante - il software può essere utilizzato ovunque, da una postazione di lavoro come dall'altra della nostra azienda, a casa, in vacanza, sempre ed ovunque noi abbiamo una connessione Internet ecco che ci colleghiamo con le nostre credenziali e possiamo operare esattamente come se fossimo lì in azienda.

Il fatto di accedere ai dati on-line permette inoltre un'eventuale ripartizione dei compiti tra azienda e studio di consulenza estremamente agevole: l'azienda può ad esempio inserire alcuni dati, mentre lo studio può fare i controlli e completare quegli inserimenti non effettuati dall'azienda, proseguendo magari le elaborazioni per arrivare fino al bilancio ed alle dichiarazioni fiscali.

I dati presso terzi. Un punto su cui varrebbe la pena di soffermarsi un attimo è quello insito nel concetto stesso di SaaS, ossia che noi non abbiamo più i nostri dati, che si trovano presso la software house che gestisce il servizio. Forse può sembrare un dettaglio di poca o nessuna importanza, ma invece è un aspetto fondamentale.

Utilizzare un'applicazione SaaS significa dunque non avere più i propri dati in azienda. Certo, sollevati da compiti ed incombenze di aggiornamenti e di backup periodici, ma senza dati. E questo non può che aprire degli interrogativi più che ragionevoli. Ad esempio, se in futuro vogliamo cambiare software, per una nostra (più che legittima) esigenza, o anche magari semplicemente a causa di un repentino aumento spropositato del canone annuale, ora che i dati non sono più da noi, riusciremo ad ottenere dalla software house con cui abbiamo deciso di disdire il contratto un estratto del database contenente tutte le tabelle e tutto lo storico dei documenti che ci riguarda alla data di cessazione? Ed in quali tempi, a quali condizioni?

Per questo occorre che sia prevista un'espressa clausola contrattuale, visto che questo non è un diritto che ci spetta certo per legge. Il contratto è di servizio, cessato il servizio non c'è nessun obbligo di restituire tabelle ed archivi in formato elaborabile ed utilizzabile per il nuovo software. Ritornando all'esempio fatto prime delle banche, chiuso il conto corrente con un banca, non accediamo più al Remote Banking (a meno che non possiamo visualizzare i movimenti sulla nuova banca in caso di utilizzo dei servizi multibanca e multiconto).

Ecco allora che, se propendiamo per un'applicazione SaaS, occorrerà prestare la massima attenzione al contenuto del contratto, che dovrà disciplinare nel dettaglio tutti i dati che dovranno essere messi a disposizione dell'azienda, il loro formato, e soprattutto i tempi per fornire quanto richiesto.

Anche in presenza di tali clausole, occorre poi considerare poi che per analizzare ed importare questi dati sarà necessario del tempo ed, in caso di cambiamento del software, normalmente esiste un periodo in cui si lavora con entrambi. Ad esempio se cambiamo il software a partire dal primo gennaio dell'anno successivo, durante le prime settimane dell'anno avremo bisogno di lavorare sul vecchio software, per inserire gli ultimi documenti dell'anno vecchio e le operazioni di chiusura esercizio, e contemporaneamente sul nuovo per i documenti del nuovo anno.

Quindi dobbiamo mettere in conto che quando vorremo eventualmente cambiare software, in caso di applicazioni SaaS, per un anno dovremmo pagare contemporaneamente i canoni del vecchio e del nuovo. Il perché è presto detto: a differenza di un software tradizionale, che se decidiamo di cambiare funziona tuttavia regolarmente nelle settimane successive alla cessazione, pur non venendo chiaramente aggiornato, consentendoci dunque di chiudere l'esercizio, con un sistema SaaS arrivati alla scadenza del contratto (e quindi al 31 dicembre nel caso prospettato) non avremmo più accesso all'applicazione e quindi neppure ai nostri dati.

La sicurezza. Il fatto che i nostri dati si trovino presso terzi ci deve anche fare pensare ad un altro aspetto, e precisamente al fatto che noi non sappiamo nulla dei nostri dati, di come sono strutturati, di come vengono gestiti. Quale database viene utilizzato? Qual'è la struttura delle tabelle e delle relazioni?

Tralasciamo in questa sede il fatto di doversi necessariamente fidare che i nostri dati non vengano utilizzati in malafede per estrarre importanti informazioni aziendali, o semplicemente per recuperare indirizzi e-mail (dei nostri clienti e fornitori) da utilizzare poi come spam, cosa che può sicuramente sembrare fantascienza, anche se purtroppo, soprattutto quando ad offrire servizi SaaS non sono solo rinomate software house, ma anche piccole o medio-piccole software-house private, non è mai possibile potere escludere a priori.

Un problema abbastanza serio può invece verificarsi nell'ipotesi in cui la software-house dovesse fallire, chiudere, o semplicemente sparire nel nulla: a differenza di un sistema tradizionale, in cui avremmo sicuramente dei disagi ma riusciremmo comunque a recuperare tutti i nostri dati fino all'ultimo (si trovano sul nostro server) ed a trasferirli su di un nuovo sistema, qui la cosa si fa molto, ma molto, più delicata, e si rischia davvero di perdere tutti i dati che ci riguardano, se non prendiamo qualche precauzione.

Lo stesso dubbio ci potrebbe assalire anche per quello che riguarda la sicurezza: siamo sicuri che i backup vengano regolarmente fatti in maniera corretta, con l'utilizzo di sistemi ridondanti e quindi conservazione in luoghi diversi, così che anche in caso di eventi quali incendi, alluvioni, crolli i dati si trovino anche da qualche altra parte? Siamo certi che, magari nel caso di una piccola software-house che offre questi servizi, questa non divenga bersaglio di qualche smaliziato hacker?

Non si vuole fare paura a nessuno, ma occorre tenere presente che un server su cui si trovano i dati di migliaia di aziende è sicuramente molto appetibile per gli hacker. Il sapere tutti i clienti, i fornitori, gli articoli venduti, i prezzi praticati da migliaia di aziende è un dato che ha un altissimo valore in termini economici.

Le misure da adottare. Le banche investono tutti gli anni cifre ingenti per tutelare la sicurezza dei loro siti, per porla ai massimi livelli. Ma, viene spontaneo a questo punto chiedersi: i gestori delle applicazioni SaaS quanto investono annualmente per la sicurezza? Quali protocolli di sicurezza usano? È vero che i dati aziendali non permettono di trasferire denaro, ma come abbiamo visto hanno un valore che può essere comunque assai elevato in termini economici.

Ecco che ancora una volta occorre prestare molta attenzione alle clausole del contratto, affinché vengano espressamente indicati i protocolli di sicurezza utilizzati. Un sito per potere garantire un accesso sicuro deve utilizzare il protocollo HTTPS, e questa garanzia dovrebbe venirci messa per iscritto nel contratto (tra l'altro è anche facilmente verificabile ogni volta al momento dell'accesso). Il che non significa che, automaticamente, il solo protocollo HTTPS garantisca sempre e comunque la sicurezza della connessione (il protocollo HTTPS è solo uno dei presupposti necessari, occorre poi vedere come nel concreto viene gestita tutta la sicurezza), ma sicuramente il contrario, e cioè che senza protocollo HTTPS ben difficilmente la connessione potrà considerarsi adeguatamente sicura ed al riparo di tentativi fraudolenti (per questo le banche utilizzano del resto tutte il protocollo HTTPS).

Togliamoci subito di mente anche l'idea di fare affidamento sulla responsabilità di chi offre il servizio SaaS. Ammesso che il contratto non escluda espressamente la responsabilità del fornitore del servizio (occorre controllare), in caso di un problema generale, che riguarda cioè tutti gli utenti (e se si verifica un problema sul server, di norma riguarda tutti gli utenti), ben difficilmente il fornitore potrebbe fare fronte a tutte le richieste di risarcimento che gli pervengono. Il fallimento sarebbe a questo punto inevitabile.

Non si vuole qui fare del terrorismo, ma semplicemente mettere in guardia su cosa significhi avere i propri dati presso terzi. Per questo, nel caso di utilizzo di sistemi SaaS, appare allora quanto mai opportuno prevedere contrattualmente (oltre che tecnicamente) la possibilità di scaricare periodicamente sul nostro pc le tabelle aggiornate degli archivi e dei movimenti della nostra azienda, in modo che in caso di problemi questi dati possano poi essere eventualmente recuperati. Allo stesso modo occorre richiedere di precisare le misure di sicurezza utilizzate e inserire la previsione, se non già presente, di utilizzare obbligatoriamente il protocollo HTTPS. Il fatto di avere i dati presso terzi non deve quindi affatto essere interpretato come un sinonimo di affidabilità al 100%.

Come si può vedere questa è l'unica condizione per cui, ragionevolmente, un'applicazione SaaS possa essere utilizzata con soddisfazione in ambito aziendale e soprattutto senza “sorprese”.

L'interazione. Il fatto di non avere in azienda i nostri dati ci rende molto più difficoltosa l'interazione dell'applicazione SaaS con altri programmi o procedure aziendali, anche con dei semplici CMS con cui magari gestiamo i nostri contatti. Per non parlare poi di moduli specifici, come il commercio elettronico, procedure per la gestione del personale, degli agenti, dei contratti, degli appuntamenti solo per citarne alcuni.

Normalmente, quando non si dispone di un sistema ERP che gestisca tutti, ma veramente tutti, gli aspetti aziendali, per cui ogni qualsiasi altro software diventa a questo punto superfluo - ipotesi peraltro abbastanza rara - è necessario che i vari software utilizzati in azienda possano dialogare tra di loro ed eventualmente essere sincronizzati per l'interscambio dei dati. Se ci pensiamo, spesso si sincronizza anche la rubrica degli SmartPhone (iPhone, BlackBerry, ecc.) con quella della posta elettronica e/o dei sistemi di gestione, figurarsi se possiamo permetterci di non avere nessuna sincronizzazione tra le applicazioni aziendali.

L'anagrafica dei clienti presenti sul sistema gestionale può diventare estremamente importante ad esempio per la gestione di mailing, newsletter e comunicazioni alla clientela, così come la gestione della fatturazione può necessitare di taluni dati che possono provenire da sistemi di controllo della produzione e/o di gestione del personale, oppure la primanota può richiedere l'interscambio di dati con software di gestione della tesoreria. E così via.

Ecco allora che, mentre in un sistema tradizionale i dati sono tutti presenti sul server dell'azienda, e quindi questi interscambi possono essere gestiti con relativa facilità, in caso di applicazioni SaaS tutto deve passare per la software-house, che deve eventualmente creare ed individuare, su misura, una possibilità di interfacciamento e sincronizzazione. Aspetto questo molto delicato, e non sempre di facile soluzione su sistemi, come quelli SaaS, che devono abitualmente servire migliaia o decine di migliaia di utenti ed in cui l'approntamento di soluzioni di condivisione ed interscambio personalizzate non è necessariamente una cosa banale.

Analogamente, il fatto di avere i dati su di un server di terzi ci impedisce di potere effettuare direttamente delle queries (interrogazioni) sul database. Possiamo utilizzare solamente le elaborazioni che mette a disposizione l'applicazione SaaS, eventuali esigenze ulteriori dovranno, eventualmente, passare sempre per la software-house che gestisce il servizio.

La connessione. Un altro aspetto negativo delle applicazioni SaaS è rappresentata dalla dipendenza da una  connessione Internet dotata di una banda adeguata. È vero che tutti abbiamo Internet e (quasi) tutti siamo dotati di connessioni di buona qualità (laddove arrivano, purtroppo ci sono ancora zone non servite dall'ADSL), ma dobbiamo anche capire cosa va a gestire l'applicazione SaaS. Nel senso che se gestisce aspetti importanti ma non fondamentali è una cosa, se invece come SaaS pensiamo di utilizzare il sistema gestionale della nostra azienda, beh allora qualche riflessione in più dovremmo forse farla.

Il rischio, in poche parole, è che in caso di malfunzionamento della connessione Internet, caso sicuramente oggi molto più raro rispetto ad un tempo, ma che comunque ogni tanto qua e là si verifica, noi non possiamo utilizzare l'applicazione SaaS. E se l'applicazione SaaS rappresenta niente di meno che il gestionale aziendale, questo significa avere l'azienda completamente bloccata, non potere emettere un DDT, una fattura, non potere vedere un prezzo, non potere controllare la giacenza di magazzino, non potere stampare un registro magari a richiesta dell'Amministrazione Finanziaria (con tutte le conseguenze che ne derivano in termini sanzionatori: si ricorda che la possibilità di stampa annuale dei registri vale solo se, in caso di controllo, l'azienda è in grado di stampare immediatamente i registri contabili a richiesta dei verificatori fino ai 60 giorni precedenti!), insomma non potere fare letteralmente nulla.

Stesso identico problema, naturalmente, se la nostra connessione funziona perfettamente, ma ci sono problemi sul server che ospita l'applicazione SaaS.

La domanda che dovremmo porci è quindi questa: siamo in grado di gestire un caso di temporaneo malfunzionamento della connessione e/o del server web che ospita il servizio, e quindi senza utilizzare l'applicazione SaaS, oppure in un caso del genere sarebbero guai seri? Da qui la risposta se quel tipo di applicazione SaaS può essere adatta o meno alle nostre necessità.

Risposte come “finora la mia connessione non ha mai dato problemi” sono solamente fuorvianti, perché, partendo dal presupposto che nulla è infallibile (e malfunzionamenti purtroppo ce ne sono, altrimenti i servizi guasti della Telecom e degli altri operatori telefonici non avrebbero ragione di esistere), dobbiamo avere chiaro che in caso di malfunzionamento della connessione l'operatore telefonico ci riconosce un risarcimento di poche decine di Euro al giorno nella migliore delle ipotesi. La domanda corretta da porsi non è quindi se finora è o non è successo, ma di cosa potrebbe succedere alla nostra azienda se il problema dovesse verificarsi.

L'interfaccia. L'interfaccia delle applicazioni SaaS è normalmente un altro punto dolente, nel senso che normalmente segue quella di una pagina web. Quindi, in linea di massima, non sono possibili interfacce di una certa complessità, che forniscano una visione di insieme e che permettano soprattutto un'elevata rapidità di inserimento e gestione dei dati, anche se tutto dipende poi concretamente dal tipo di applicativo.

Le interfacce web prevedono il frequente utilizzo del mouse, una grafica molto spartana che obbliga spesso a scorrere la pagina per visualizzare tutti i dati, insomma è pensata per gli utilizzi tipici del web, ossia per inserire alcuni dati, ma non per inserire una serie di dati uno dietro l'altro. Anche qui, ancora una volta, dipende quale sia l'utilizzo effettivo dell'applicazione SaaS nell'ambito dell'attività della nostra azienda.

Un'applicazione SaaS che permetta di visualizzare alcuni aspetti di una specifica lavorazione può funzionare egregiamente con un'interfaccia web. Al contrario, un'applicazione SaaS destinata invece all'inserimento di dati gestionali, a meno che l'azienda non abbia davvero pochissime operazioni da registrare, risulterà nel complesso molto più lenta rispetto ad un software ben fatto installato in locale, il quale permetta operazioni con i tasti funzione e, più generalmente, non richieda il costante utilizzo del mouse.

Un'applicazione SaaS è pertanto ideale per tutti quei programmi con cui normalmente un utente non lavora tutto il giorno. Lavorare tutto il giorno con un sistema che ricalca il funzionamento una pagina web è sicuramente penalizzante in termini di comfort e di velocità. Basta provare ad inserire una certa quantità di dati uno dietro l'altro per vedere subito la differenza.

Ci sono poi applicazioni SaaS che presentano interfacce un po' più sofisticate, con un utilizzo più spinto di JavaScript, di componenti aggiuntivi come il FlashPlayer, e così via, ma in linea di massima rimangono comunque sempre molto distanti da un software installato in locale. Anzi, con interfacce SaaS più complesse, aumenta esponenzialmente il rischio che possano esserci differenze o malfunzionamenti con determinati browser o sistemi operativi (motivo per cui è sempre opportuno testare le applicazioni SaaS con diversi browser).

Infine le applicazioni SaaS che funzionano a mezzo di interfacce ad hoc e quindi non web sono un mondo a parte, anche se costituiscono una minima parte del mondo SaaS. In questo caso l'interfaccia può essere migliore, anche se comunque normalmente sempre lontana da un sistema installato in locale, così come può essere addirittura peggiore di un'interfaccia web (è il caso ad esempio delle interfacce SaaS pensate per l'utilizzo in locale ed in maniera totalmente testuale di vecchie applicazioni di tipo AS/400).

Le alternative. È bene sapere che le applicazioni SaaS non sono tuttavia l'unica soluzione per offrire l'accesso da remoto alle proprie applicazioni, anche se è indubbio che da questo punto di vista i software SaaS sono quelli che funzionano meglio, essendo stati espressamente progettati per l'utilizzo sempre da remoto. Tuttavia, volendo utilizzare un software “tradizionale”, ossia installato in locale, invece di un'applicazione SaaS, è comunque sempre possibile gestire l'accesso da remoto. Vediamo come.

Una prima alternativa è la realizzazione di una rete VPN aziendale, ossia una rete, protetta da opportuni protocolli di sicurezza, e che pertanto va opportunamente configurata da parte di un sistemista esperto, che sfrutta la rete Internet e quindi permette l'accesso alle applicazioni aziendali da remoto da parte degli utenti per tutte le operazioni. Si tratta in sostanza di una normalissima LAN aziendale che funziona attraverso Internet. L'efficacia di una rete VPN è tanto maggiore quanto maggiore è la banda della connessione DSL, soprattutto la banda in upload che è quella normalmente più limitata dai contratti ADSL commerciali più diffusi. Occorre quindi un'attenta analisi della banda disponibile e del volume di dati da trasmettere (che può essere monitorata con strumenti di controllo del traffico di rete, come ad esempio l'ottimo Wireshark che è Open Source).

Tanto maggiore è il volume di dati da scambiare tra client e server, tanto maggiore la banda DSL deve essere larga e questo sicuramente è il maggior limite delle reti VPN su cui vengono utilizzati sistemi di tipo gestionale, in cui il traffico tra client e server è spesso notevole, anche a causa del costo di una linea DSL adeguatamente dimensionata. Questo aspetto tuttavia sta continuamente migliorando, ed è probabile che in un prossimo futuro anche in Italia saranno disponibili linee DSL con un'elevata banda minima garantita, linee peraltro disponibili già da tempo in molti paesi esteri a costi più che accettabili.

Chiaramente, rispetto ad un'applicazione SaaS, la rete VPN richiede l'intervento di un tecnico sistemista per la sua configurazione, ma ha il vantaggio di potere gestire l'accesso a tutti i dati del server aziendale, e non di una sola applicazione, quindi ad esempio anche ai files, come documenti, fogli di calcolo, presentazioni, e così via.

Un'ulteriore possibilità è rappresentata dall'accesso remoto ai pc aziendali, possibile con numerosi programmi che permettono di accedere ad un pc (che ovviamente deve essere acceso, e questa è un'importante differenza rispetto ad una rete VPN) attraverso Internet. A questo scopo esistono numerosi software, alcuni anche Open Source, altri commerciali come OpenVPN, VNC, TeamViewer solo per citarne alcuni.

Rispetto ad una rete VPN, questa possibilità è tecnicamente molto diversa, il traffico tra client e server avviene sulla LAN aziendale e quindi senza il “collo di bottiglia” rappresentato dalla (spesso scarsa) banda in upload della rete (A)DSL, mentre via Internet viene in sostanza trasmesso il contenuto dello schermo del pc a cui si accede e l'input della tastiera e del mouse effettuati dal pc remoto.

Ne consegue che, in presenza di una banda DSL non particolarmente performante, questa soluzione fornisce maggiori prestazioni rispetto ad una rete VPN quando il volume di traffico tra client e server è elevato, vice versa diventa penalizzante quando l'applicazione richiede alte risoluzioni dello schermo (all'aumentare della risoluzione aumentano i dati da trasmettere via Internet e quindi diminuisce la velocità di funzionamento dell'applicativo), oppure quando durante l'utilizzo del software le finestre sono soggette a frequenti cambiamenti di contenuto.

Con l'accesso remoto si accede fisicamente al pc, e quindi a tutte le applicazioni installate, così come a tutti i files presenti nel proprio computer, permettendo di lavorare da remoto anche su fogli di calcolo, lettere e documenti. A livello di installazione ci sono programmi di accesso remoto, come l'eccellente TeamViewer (commerciale), che si installano in una manciata di secondi. Addirittura, con i software di accesso remoto è possibile accedere ad un pc con un determinato sistema operativo con un computer che utilizza un altro sistema operativo (p.es. accedere da un Mac ad un pc Linux, oppure da Linux ad un pc Windows, ecc.).

Insomma, come sempre  occorre valutare caso per caso la soluzione più idonea in base al tipo di applicativo utilizzato.

Per quello che riguarda l'accesso da remoto, comunque, un buon sistema di gestione permette anche la possibilità di importare gli inserimenti effettuati da un'altra postazione non collegata, gestendo anche la sincronizzazione dei dati, fornendo quindi un'interessante possibilità alternativa, ad esempio, per il collegamento tra azienda e studio di consulenza, qualora necessario. Possibilità che, detto tra parentesi, richiede la connessione Internet solamente al momento della trasmissione/sincronizzazione, e non in generale per il funzionamento (e questo rappresenta un indubbio vantaggio).

Per quanto concerne l'installazione, infine, un software da installare in locale non necessariamente presenta un'installazione eccessivamente complessa: ci sono software stand-alone che si installano in pochi minuti e si aggiornano in altrettanto poco tempo. Molto dipende anche dall'esperienza e dalla perizia di chi effettua l'installazione.

Conclusioni. Le applicazioni SaaS presentano vantaggi e svantaggi. In linea di massima si può dire che i software SaaS possono risultare interessanti per applicazioni che vengono utilizzate con una frequenza non eccessiva, ossia di tanto in tanto durante la giornata, che non necessitano di interfacce complesse e sempre che non siano necessari interfacciamenti con gli altri software aziendali.

Il fatto di non richiedere nessun tipo di installazione e di essere tra l'altro accessibili da qualsiasi postazione da remoto, anche da casa ed in vacanza, li rende da questo punto di vista estremamente interessanti.

Per potere essere utilizzati con un certo margine di sicurezza, tuttavia, occorre prestare molta attenzione alle clausole contrattuali e prevedere espressamente l'utilizzo del protocollo HTTPS, la specifica delle misure di sicurezza, la possibilità di scaricare periodicamente, oltre che a fine contratto, tutte le tabelle aggiornate e lo storico dei movimenti. Ne consegue che una certa attività di backup, relativa ai file scaricati, rimane comunque a carico dell'azienda.

In caso di applicazioni SaaS che gestiscano anche taluni dati contabili e/o fiscali, occorre inoltre provvedere a scaricare periodicamente le stampe, in modo da potere essere sempre e comunque in grado di stampare i registri aggiornati fino ai 60 giorni precedenti a richiesta dell'Amministrazione Finanziaria in caso di verifica in azienda, qualora la connessione Internet e/o il server su cui gira l'applicazione SaaS dovessero presentare malfunzionamenti, onde evitare l'accertamento induttivo per mancanza delle scritture contabili con tutte le conseguenze del caso.

Viceversa le applicazioni SaaS sono generalmente sconsigliate per software che vengono utilizzati abitualmente ed in maniera pressoché continuativa durante la giornata, in cui sono necessarie alte velocità di inserimento (improponibili in applicazioni SaaS), così come un certo comfort di utilizzo che non richieda il continuo spostamento della mano destra tra tastiera e mouse. Non per niente i fornitori di applicazioni SaaS offrono talvolta le medesime applicazioni, generalmente migliorate e potenziate e chiaramente ad un costo superiore, anche in versione “tradizionale”, ossia installate in locale in ambiente Client/Server, per gli utenti che hanno maggiori esigenze.

Per questo le applicazioni SaaS sono generalmente poco idonee per i sistemi gestionali, i quali rappresentano spesso la principale applicazione utilizzata dall'azienda, necessitano di interfacce rapide in grado di inserire talvolta notevoli moli di dati e possono richiedere interfacciamenti con altri software utilizzati in azienda (anche semplici CMS per organizzare servizi di mailing e/o newsletter ai propri clienti).

In questi casi in linea di massima è meglio optare per delle soluzioni installate in locale, che si appoggino a sicuri database RDBMS Client/Server e che permettano in qualche modo l'accesso da remoto e l'interfacciamento tra azienda e studio di consulenza ove necessario, che per questi ambiti di utilizzo sono sicuramente da preferire.

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MyErp Sistema - Tutti i diritti riservati - 02/07/2012