Le applicazioni SaaS - Dati presso terzi
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I dati presso terzi. Un punto su cui varrebbe la pena di soffermarsi un attimo è quello insito nel concetto stesso di SaaS, ossia che noi non abbiamo più i nostri dati, che si trovano presso la software house che gestisce il servizio. Forse può sembrare un dettaglio di poca o nessuna importanza, ma invece è un aspetto fondamentale.
Utilizzare un'applicazione SaaS significa dunque non avere più i propri dati in azienda. Certo, sollevati da compiti ed incombenze di aggiornamenti e di backup periodici, ma senza dati. E questo non può che aprire degli interrogativi più che ragionevoli. Ad esempio, se in futuro vogliamo cambiare software, per una nostra (più che legittima) esigenza, o anche magari semplicemente a causa di un repentino aumento spropositato del canone annuale, ora che i dati non sono più da noi, riusciremo ad ottenere dalla software house con cui abbiamo deciso di disdire il contratto un estratto del database contenente tutte le tabelle e tutto lo storico dei documenti che ci riguarda alla data di cessazione? Ed in quali tempi, a quali condizioni?
Per questo occorre che sia prevista un'espressa clausola contrattuale, visto che questo non è un diritto che ci spetta certo per legge. Il contratto è di servizio, cessato il servizio non c'è nessun obbligo di restituire tabelle ed archivi in formato elaborabile ed utilizzabile per il nuovo software. Ritornando all'esempio fatto prime delle banche, chiuso il conto corrente con un banca, non accediamo più al Remote Banking (a meno che non possiamo visualizzare i movimenti sulla nuova banca in caso di utilizzo dei servizi multibanca e multiconto).
Ecco allora che, se propendiamo per un'applicazione SaaS, occorrerà prestare la massima attenzione al contenuto del contratto, che dovrà disciplinare nel dettaglio tutti i dati che dovranno essere messi a disposizione dell'azienda, il loro formato, e soprattutto i tempi per fornire quanto richiesto.
Anche in presenza di tali clausole, occorre poi considerare poi che per analizzare ed importare questi dati sarà necessario del tempo ed, in caso di cambiamento del software, normalmente esiste un periodo in cui si lavora con entrambi. Ad esempio se cambiamo il software a partire dal primo gennaio dell'anno successivo, durante le prime settimane dell'anno avremo bisogno di lavorare sul vecchio software, per inserire gli ultimi documenti dell'anno vecchio e le operazioni di chiusura esercizio, e contemporaneamente sul nuovo per i documenti del nuovo anno.
Quindi dobbiamo mettere in conto che quando vorremo eventualmente cambiare software, in caso di applicazioni SaaS, per un anno dovremmo pagare contemporaneamente i canoni del vecchio e del nuovo. Il perché è presto detto: a differenza di un software tradizionale, che se decidiamo di cambiare funziona tuttavia regolarmente nelle settimane successive alla cessazione, pur non venendo chiaramente aggiornato, consentendoci dunque di chiudere l'esercizio, con un sistema SaaS arrivati alla scadenza del contratto (e quindi al 31 dicembre nel caso prospettato) non avremmo più accesso all'applicazione e quindi neppure ai nostri dati.