Automazione

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MyErp Sistema ha da sempre rivolto la propria attività verso l'automazione e le nuove tecnologie, per sostituire il più possibile il lavoro umano/manuale con quello informatizzato, con particolare riguardo ad un'automazione di qualità, destinata a migliorare l'efficienza della gestione.

Oggi è infatti possibile impostare la gestione dell'area amministrativa e contabile in maniera tale da automatizzare la maggior parte del carico di lavoro tradizionalmente svolto dal personale amministrativo e contabile, incluse le registrazioni contabili in partita doppia (primanota), con tassi di automazione superiori anche all'80/90%.

 

Mentre con un sistema tradizionale è l'operatore a contabilizzare uno per uno i singoli movimenti, il ns. sistema automatizzato permette, lasciando sempre la massima possibilità di intervento e personalizzazione, a riconoscere, archiviare e contabilizzare automaticamente tutte le fatture di vendita, la maggior parte delle fatture fornitori e dei movimenti bancari, le operazioni POS (Bancomat e carte di credito) ed i conti PayPal, solo per fare alcuni esempi.


I progressi della tecnologia

Nel campo dell'informatica è sotto gli occhi di tutti come la tecnologia abbia fatto e continui costantemente a fare passi da gigante. I sistemi di cui oggi possiamo disporre ci permettono potenzialità immense, assolutamente inimmaginabili fino a qualche anno fa.

In questi ultimi anni anche i sistemi gestionali hanno naturalmente fatto progressi enomi, soprattutto nell'ambito della gestione della produzione, del magazzino, dell'interazione con il commercio elettronico. Tuttavia con un'analisi più approfondita si può notare come la maggior parte dei sistemi ERP, o comunque dei software gestionali, si presenti spesso valida per quanto concerne gli aspetti operativi della gestione (vendite, fatturazione, magazzino, produzione, ecc.), ma sia talvolta carente proprio negli aspetti amministrativi e contabili.

Sembra quasi che nell'amministrazione e nella contabilità i progressi della tecnologia procedano molto più lentamente che negli altri settori, con la conseguenza che l'impostazione della gestione di quest'importantissima area aziendale viene spesso ancora effettuata in maniera non troppo diversa rispetto a quanto si faceva alcuni anni addietro.

L'area amministrativa e contabile rappresenta infatti un settore molto particolare, in cui lo spesso necessario frazionamento nell'analisi e nello sviluppo dei moduli tra chi ha competenze solo contabili e fiscali, e chi solo informatiche, mostra evidenti limiti, anche per la mancanza di un confronto quotidiano con le problematiche operative tipiche della gestione.

MyErp Sistema ingloba invece al suo interno tutte queste competenze, quelle informatiche, quelle contabili, quelle fiscali, confrontandosi inoltre ogni giorno con le problematiche del settore.

Ecco allora che, forte di queste opportunità, MyErp Sistema fin dall'inizio ha intrapreso uno sforzo per realizzare una soluzione che potesse davvero rappresentare una svolta nella gestione della contabilità e dell'amministrazione, che permettesse di utilizzare tutto quanto la tecnologia, nel terzo millennio, metteva a disposizione delle aziende per potere automatizzarne i principali processi di gestione.

Si trattava quindi di pensare ad un sistema totalmente nuovo, nato e concepito in maniera totalmente informatica, che andasse a sostituire la mera informatizzazione di un sistema di tipo tradizionale.

Ogni giorno MyErp Sistema cerca di aggiungere nuove funzionalità, nuove possibilità di gestione. Ogni risultato raggiunto porta a creare nuovi obiettivi, ogni successo apre la strada ad una nuova sfida, per un sistema di gestione che cresce ogni giorno ed ogni giorno aggiunge qualcosa di nuovo.


L'impostazione dell'automazione

Al giorno d'oggi è possibile impostare l'area amministrativa e contabile in modo tale da automatizzare anche l'80/90% del lavoro ordinaro dell'ufficio amministrazione e contabilità, anche se inspiegabilmente in Italia questo aspetto è spesso poco utilizzato e molto lavoro che potrebbe essere automatizzato continua a venire svolto ancora manualmente.

La disponibilità di dati in formato elettronico (fatture, movimenti bancari, operazioni POS, conti PayPal, e così via) consente di realizzare automazioni in un ambito, quello amministrativo-contabile, che fino ad alcuni fa si riteneva quasi impensabile, anche per quello che riguarda le registrazioni in primanota e quindi in contabilità.

Inoltre, anche grazie all'utilizzo diffuso dell'e-mail in luogo della posta tradizionale, molti aspetti relativi al portafoglio crediti (avvisi pagamenti ai clienti, controllo situazioni, sollecito insoluti, ecc.) possono essere agevolmente automatizzati, consentendo un'azione più tempestiva, efficiente ed incisiva sul fronte del recupero crediti, insieme ad una diminuzione dei costi di gestione.

Al tempo stesso sul fronte fornitori e dipendenti la maggior parte delle operazioni di pagamento può essere agevolmente automatizzata, attraverso i nuovi strumenti messi a disposizione dalle banche tramite il Consorzio C.B.I. (Customer to Business Interaction), senza più dovere perdere tempo ad effettuare manualmente i bonifici uno alla volta.


I vantaggi dell'automazione

L'automazione della gestione permette di sostituire la maggior parte del lavoro di data entry con la contabilizzazione automatica, con una drastica riduzione dei costi fissi dell'area amministrativa e contabile, che spesso incide altrimenti in maniera significativa sul bilancio di un'azienda.

Oggi è possibile automatizzare anche l'80/90% del lavoro ordinario di tipo amministrativo e contabile: registrazione fatture, contabilizzazione movimenti bancari, rilevazione operazioni POS e carte di credito possono essere in gran parte effettuati automaticamente dal computer.

Inoltre una gestione automatizzata non ha solo un vantaggio economico, per la riduzione dei tempi necessari e quindi dei costi, ma la qualità dell'attività automatizzata è nettamente superiore rispetto a quella tradizionale, in quanto realizzata con tecniche moderne e maggiormente efficienti, riducendo inoltre di molto l'incidenza dell'errore umano.

Inoltre la cronica difficoltà per le aziende nel reperire personale amministrativo e contabile di un certo livello, con un'adeguata preparazione, precisione e professionalità, in breve di cui potersi fidare in aspetti molto delicati come quelli amministrativo-contabili, rende l'automazione spesso l'unica strada per potere gestire nel modo migliore l'amministrazione di un'azienda, anche per realtà aziendali di dimensioni relativamente modeste.


Gli obiettivi dell'automazione

Va da se' che l'automazione non può farsi carico del 100% del lavoro in ambito amministrativo e contabile, ma può gestirne la maggior parte, soprattutto per quello che riguarda le operazioni più ricorrenti che, alla fine, sono anche le più numerose e quelle che richiedono più tempo in una gestione tradizionale.

Gli obiettivi che un'impostazione della gestione il più possibile automatizzata permette di realizzare devono essere i seguenti:

- Automazione del maggior numero di operazioni, dove questo può essere effettuato in maniera sicura e corretta (automazione);
- Realizzazione di interfacce utente semplificate per l'inserimento rapido di quelle (ormai poche) operazioni che non possono essere automatizzate, in modo da permetterne l'utilizzo anche da parte di persone non specificatamente formate (semi-automazione);
- Controllo e gestione delle operazioni particolari o comunque non ricorrenti, così come l'impostazione dell'automazione, da parte di soggetti qualificati, dedicando pertanto particolare attenzione alle operazioni particolari, perché vengano gestite fin dall'origine in maniera adeguata e corretta.

Attraverso questa impostazione si ottengono numerosi vantaggi:

- Diminuzione drastica dei costi dell'area amministrativo-contabile;
- Minore difficoltà nella ricerca e nella selezione del personale amministrativo e contabile;
- Maggiore efficienza generale del sistema (diminuzione dell'errore umano);
- Metodo di gestione innovativo, che si presta a nuove possibilità di elaborazione, statistiche e controlli;
- Verifica dei dati contabilizzati in maniera automatica o semiautomatica molto rigorosa, con rilevazione di qualsiasi tipo di anomalia;
- Gestione dei crediti verso clienti in maniera molto più rapida ed incisiva.


I risultati dell'automazione

Attraverso l'automazione del proprio sistema di gestione è oggi possibile ottenere questi risultati:

a) Contabilizzazione automatica ed archiviazione di tutte le fatture di vendita e della maggior parte delle fatture di acquisto;

b) Contabilizzazione automatica di oltre il 90% delle registrazioni bancarie (riscossioni, pagamenti, POS, prelevamenti, versamenti, addebito spese, ecc.);

c) Realizzazione di moduli di inserimento veloce delle (poche) rimanenti scritture contabili;

d) Moduli di verifica avanzati sulle registrazioni, per automatizzare il controllo della primanota;

e) Gestione automatizzata della tesoreria: monitoraggio completo ed in tempo reale degli scadenzari clienti e fornitori, dei fidi bancari e di ogni altro aspetto di gestione;

f) Interazione azienda/banca con creazione automatizzata, previa naturalmente conferma dell'utente, direttamente dalla contabilità di un file standard CBI contenente i dati dei bonifici da eseguire ai fornitori, senza pertanto dovere effettuare i bonifici uno ad uno dal Remote Banking;

g) Automazione della gestione insoluti, con l'invio di mails, PEC, fax e/o SMS di sollecito, mantenendo la massima possibilità di intervento e di personalizzazione;

h) Fatturazione via e-mail in maniera del tutto automatica delle fatture via e-mail, con possibilità di gestire la fatturazione elettronica ai sensi della direttiva 2010/45/CE;

i) Gestione della fatturazione automatica periodica ad importi fissi per le imprese di servizi che hanno ad esempio concordato un importo fisso contrattuale (p.es. imprese di pulizia, di vigilanza, centri servizi, ecc.);

j) Analisi personalizzata della gestione, per potere impostare un sistema di contabilità analitica che possa realmente supportare l'imprenditore nell'impostazione e nel costante miglioramento della gestione.


Il know-how ragionieristico

L'automazione della gestione e lo sviluppo di un sistema di gestione nato e concepito in maniera totalmente informatica permettono a loro volta l'introduzione di un nuovo know-how ragionieristico, che sarebbe impensabile potere gestire in assenza di automazione.

In particolare, il nuovo know-how ragionieristico sviluppato da MyErp Sistema, applicato al sistema di automazione realizzato, permette:

a) Gestione automatica dinamica di sottoconti e di conti transitori, per potenziare il controllo di gestione, fornendo soluzioni che uniscano la semplicità operativa alle potenzialità di elaborazione;

b) Controllo automatico di corrispondenza tra le banche e la contabilità, evitando di dovere procedere alla riconciliazione;

c) Gestione delle partite aperte in maniera totalmente innovativa, attraverso un'elaborazione tecnologicamente avanzata della primanota, per un controllo a 360 gradi di tutti i flussi patrimoniali e finanziari e per potere individuare immediatamente le singole partite all'interno dei mastrini;

d) Controlli rigorosi sulle registrazioni, basati anche qui dall'esperienza quotidiana e continuamente aggiornati in base alla conoscenza approfondita del lavoro reale in ambito amministrativo e contabile.


Conclusioni

L'automazione della gestione consente oggi di raggiungere traguardi che fino a pochi anni fa sembravano impensabili, permettendo di sostituire la maggior parte del lavoro di data entry con la contabilizzazione automatica.

È pertanto possibile automatizzare l'80/90% del lavoro amministrativo e contabile, liberando risorse da impiegare nell'attività propria dell'impresa, nel monitoraggio della situazione finanziaria e soprattutto nell'analisi della gestione, per individuare dove l'azienda guadagna e dove no, migliorando la redditività e rendendo maggiormente competitiva l'impresa.

L'automazione non consente inoltre solo una drastica riduzione dei costi, ma consente un netto miglioramento della gestione, per la maggiore efficienza del sistema e per la riduzione dell'errore umano.

Il sistema sviluppato pertanto non persegue l'unico obiettivo di diminuire solamente i costi della gestione dell'area amministrativa e contabile, ma prima di tutto ricerca di migliorare la qualità della gestione stessa, introducendo e sviluppando un approccio all'area amministrativa e contabile che consenta di avere il maggior controllo possibile della gestione ed un'efficienza enormemente maggiore rispetto ad un sistema di tipo tradizionale.

Per questo volutamente MyErp Sistema non ha spinto l'automazione a livelli ancora superiori, dove questi potevano compromettere, seppure in casi estremamente limitati, la qualità dell'automazione stessa.

Ogni giorno MyErp Sistema si impegna verso nuovi traguardi e nel costante miglioramento e potenziamento delle soluzioni sviluppate: questa è la vera pubblicità, il nostro vero biglietto da visita che possiamo offrire, e che i nostri clienti che conoscono il nostro modo di operare possono confermare.

Il sistema sviluppato viene fornito come software modulare, completamente integrabile con il sistema ERP già presente in azienda. Per maggiori informazioni non esitate a contattarci, attraverso il modulo "Contatti" ovvero inviando una e-mail a This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. .

Tutti i moduli software sono multipiattaforma e disponibili in nativo per Linux, Windows e Mac OS X.