MyErp Outsourcing Amministrativo

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La gestione amministrativa e contabile al quotidiano

MyErp Sistema fornisce alle aziende che vogliano esternalizzare gli adempimenti contabili un completo servizio di gestione amministrativa e di controllo della gestione.

Tra la gestione operativa dell'azienda ed il proprio studio di consulenza c'è un'importante area che deve essere gestita e che la maggior parte degli Studi dei commercialisti non sono in grado di fornire, rappresentata dall'amministrazione: si tratta in pratica di tutte quelle attività che spaziano dalla fatturazione al controllo dei crediti, dal sollecito insoluti ai pagamenti ai fornitori, dal recupero dei crediti alla consulenza di gestione.

Per questo l'azienda può allestire un ufficio o una postazione di lavoro interna, assumendo una o più risorse da dedicare a queste attività, provvedendo alla loro formazione, al loro aggiornamento, e soprattutto all'allestimento di una postazione all'interno della ditta.

Oppure l'azienda può decidere di affidare tutte queste incombenze, o alcune di esse, ad un centro esterno specializzato in outsourcing amministrativo, che in ragione dell'elevata automazione è in grado di offrire un servizio assolutamente competitivo, ma soprattutto... IN TEMPO REALE!!

Non quindi uno studio di stampo tradizionale (elaborazione dei soli dati contabili e fiscali), ma un centro specializzato nella gestione amministrativa, che non opera su "blocchi" di documenti (normalmente mensili), ma giorno per giorno, esattamente come se l'azienda facesse svolgere questi compiti ai propri dipendenti, mettendo dunque a disposizione dell'azienda i dati necessari per la propria gestione.

Questo significa che l'azienda ha sempre la contabilità ed i saldi clienti e fornitori costantemente aggiornati, accessibili in ogni momento in tempo reale, la gestione di banche, affidamenti, pagamenti, incassi, insoluti sempre sotto stretto controllo e gestita in base alle proprie indicazioni.

Viene così eliminata la rigidità ed i costi di uno o più dipendenti, beneficiando di un servizio professionale di gestione amministrativa "chiavi in mano".


Il servizio in dettaglio

Grazie a MyErp Sistema lo Studio di consulenza può ora offrire la gestione di tutta l'area amministrativa, in modo che l'azienda possa concentrarsi sulla propria attività.

In particolare è possibile offrire queste attività:

-Elaborazione della contabilità in tempo reale, beneficiando dei più potenti sistemi di automazione;
-Scadenzario costantemente aggiornato clienti e fornitori;
-Monitoraggio costante situazione banche ed affidamenti;
-Possibilità di invio automatizzato fatture ai clienti (e-mail o cartacea con imbustamento e postalizzazione);
-Possibilità di domiciliazione per l'invio delle fatture fornitori;
-Sollecito insoluti ai clienti via e-mail/fax/PEC/lettera/telefono;
-Gestione crediti in sofferenza e tentativo di recupero crediti stragiudiziale;
-Predisposizione file RiBa ed eventuale inoltro sui sistemi di Remote Banking;
-Predisposizione proposta bonifici da eseguire ai fornitori alle scadenze (da confermare a cura del cliente);
-Indirizzo e-mail dedicato per assistenza contabilità e fatturazione clienti (copie fatture, ecc.);
-Servizio gestione ed archivio della corrispondenza e-mail inerente l'amministrazione e la contabilità;
-Importazione e contabilizzazione automatica delle fatture emesse dall'azienda;
-Sistema di archiviazione documenti;
-Gestione della fatturazione automatica degli importi fissi periodici per le aziende di servizi (pulizia, giardinaggio, vigilanza, hosting web, ecc.);
-Elaborazioni dati personalizzate, per statistiche, analisi della gestione, ecc.;
-Bilanci, situazioni, elaborazioni e prospetti periodici della gestione;
-Invio e/o consultazione dati costantemente aggiornati via e-mail e/o Web.

Per servizio in tempo reale si intende che la gestione viene effettuata costantemente, giorno per giorno o massimo ogni 2-3 giorni, in base a come concordato con l'azienda. I dati sono sempre resi disponibili dopo ogni inserimento, pertanto l'azienda dispone sempre di una situazione costantemente aggiornata, esattamente come se fosse gestita internamente dal proprio personale.


I vantaggi del servizio

Il servizio di gestione amministrativa permette all'azienda di potersi concentrare sulla propria attività, dedicando ad essa tutte le risorse, beneficiando al tempo stesso di una gestione dell'amministrazione di altissimo livello.

Il servizio di outsourcing non ha nulla a che vedere con il servizio tradizionale di tenuta della contabilità, che viene gestita come adempimento, ma in maniera spesso distinta dall'amministrazione che invece rimane ancora a carico dell'azienda.

Anche se il servizio tradizionale viene effettuato nel pieno rispetto dei termini di legge (60 giorni), questi tempi, anche se assolutamente regolari dal punto di vista legale, sono decisamente troppo lunghi per una corretta gestione aziendale, l'azienda non può attendere un mese prima di sapere se un cliente ha pagato oppure no, o per predisporre i pagamenti ai propri fornitori e deve quindi provvedere autonomamente alla gestione della propria amministrazione.

Inoltre occorre tenere costantemente controllati i crediti, attivarsi per le riscossioni degli insoluti, predisporre i pagamenti ai fornitori, inviare le fatture ai clienti, tenere sotto stretto controllo i fidi bancari, attivarsi per tempo per ottenere eventuali linee di credito aggiuntive, gestire la corrispondenza di tipo strettamente amministrativo (richiesta copie fatture, ecc.).


I risparmi

Attraverso il servizio di gestione amministrativa l'azienda non deve più affidare a terzi la tenuta della contabilità fiscale e dovere allo stesso tempo gestire in proprio una contabilità per lo meno elementare che permetta di tenere sotto controllo i principali aspetti della gestione, come le fatture emesse e ricevute ed i relativi incassi e pagamenti, operazioni che costituiscono alla fine un buon 90% di tutta la gestione.

Si evita quello che alla fine è un doppio lavoro, senza preoccuparsi della creazione di una postazione di lavoro appositamente dedicata all'amministrazione internamente all'azienda, alla ricerca ed alla formazione del personale amministrativo, alle gestione di ferie, malattia, permessi e quanto altro una postazione di lavoro necessariamente richiede.

Soprattutto per le realtà di minori dimensioni, la gestione di una corretta amministrazione diventa infatti di difficile realizzazione, anche per l'obiettiva difficoltà a trovare il tempo necessario a formare ed istruire un dipendente alla gestione, formazione che va sempre riptetuta al cambiamento del dipendente, penalizzando ulteriormente quelle attività che hanno un turn-over elevato.

Questo causa in molte aziende una vera e propria difficoltà a stare dietro ed a gestire la loro amministrazione, con il risultato di una gestione operativa, nell'ambito dell'attività propria, di alto livello perché l'azienda lavora bene, ma con una penalizzazione del risultato della gestione per le dispersioni che una non corretta gestione dell'amministrazione implica.

A livello pratico, questo si traduce talvolta in difficoltà ad attivarsi tempestivamente per la riscossione dei crediti nei confronti dei clienti, in maggiori oneri bancari dovuti alla non corretta gestione delle banche (p.es. operazioni fatte su una banca piuttosto che sull'altra, linee di credito poco rispondenti alle necessità aziendali, ecc.), in una più generale mancata pianificazione dell'attività (elaborazione di dati settoriali ed analisi informatizzata della redditività delle varie aree di gestione).


L'integrazione con le procedure aziendali

I serviizi di gestione amministrativa sono pensati per potersi integrare il più possibile con le procedure aziendali esistenti.

In particolare, lo staff di MyErp Sistema cerca normalmente di realizzare un interfacciamento a livello informatico con l'eventuale sistema di gestione utilizzato in azienda. Dove per sistema di gestione ci si riferisce non solo ad un sistema ERP o ad un software gestionale utilizzati dall'azienda, ma anche l'utilizzo dei dati in qualsiasi modo disponibili in formato elettronico, ad esempio dati disponibili su fogli di calcolo, piccoli database aziendali, e così via.

L'obiettivo del servizio di MyErp Sistema è infatti  quello di evitare il più possibile la duplicazione del lavoro, e di automatizzare il più possibile tutti i processi amministrativi, e non solamente la contabilità. In quest'ottica assume pertanto particolare importanza l'integrazione tra l'area produttiva/commerciale dell'azienda e quella amministrativa/contabile.

L'esperienza di MyErp Sistema in ambito informatico e gestionale diventa quindi un'eccellente opportunità per realizzare la massima automazione possibile e soprattutto per individuare metodi e sistemi con cui gestire i processi aziendali.


Il software che può essere fornito

I servizi di gestione amministrativa possono naturalmente integrarsi perfettamente con MyErp Software Gestionale.

Se quindi l'azienda cliente non ha un proprio sistema ERP o un software gestionale con cui gestire gli adempimenti curati direttamente, come ad esempio l'emissione di DDT, preventivi, la gestione degli ordini, l'eventuale fatturazione, ecco che attraverso MyErp Sistema l'azienda può usufruire di specifiche versioni di MyErp Software Gestionale create appositamente per integrarsi con i servizi di gestione amministrativa.

Questi moduli sono in grado di coprire le esigenze più diverse, dalla fatturazione al magazzino, dai preventivi agli ordini, dai DDT alla gestione degli agenti e delle provvigioni.

Ma esistono moduli ancora più potenti, rivolti a chi ad esempio vuole gestire direttamente alcuni aspetti amministrativi e/o contabili, per delegare allo Studio di consluenza solo alcune operazioni, come le chiusure, le operazioni straordinarie, ecc.. È quindi possibile la gestione parziale dell'amministrazione e/o della contabilità in parte direttamente presso l'azienda, in parte presso lo Studio di consulenza.

Tutti i moduli software forniti sono multipiattaforma, e quindi in grado di funzionare in nativo sui principali sistemi operativi: Windows, Linux e Mac OS X.

 


I rapporti con il commercialista

I servizi di gestione amministrativa si inseriscono perfettamente nell'ambito dell'attività del Studio di consulenza dell'azienda, costituendone uno sviluppo e permettendo di affiancare ai servizi fiscali anche una gamma di attività che, facendo perno sulla contabilità, esulano dagli adempimenti strettamente legali, ma sono di vitale importanza per le aziende.

È anche possibile esportare i dati contabili verso il commercialista, evitando in questo modo qualsiasi duplicazione di lavoro.

 


Maggiori informazioni

Per maggiori informazioni, senza alcun impegno, non esitate a contattare MyErp Sistema, utilizzando il modulo contatti oppure inviando una e-mail a This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. .


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I servizi di gestione amministrativo è descritto sinteticamente in un documento di presentazione disponibile in formato PDF in area Download.

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